Zacznijmy od tego, kto jest zobligowany do tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).Od 2017 roku obowiązek ten dotyczy firm:

– prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych, niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników,
– zatrudniających na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
– zatrudniających na pierwszy dzień danego roku od 20 do 49 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale tylko na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Pamiętajmy, że nieodzownym elementem jest posiadanie i aktualizowanie regulaminu ZFŚS, który jest wewnątrzzakładowym aktem normatywnym. Określa zasady prowadzenia przez firmę lub organizację działalności socjalnej oraz warunki korzystania przez uprawnione do tego osoby ze świadczeń.

ZFŚS jest jednym z kluczowych elementów systemu wsparcia dla pracowników w naszym kraju. Od lat stanowi dla licznych firm fundament w kwestii budowania pozytywnych relacji z zespołem, dbania o jakość życia pracowników i kreowania przyjaznego środowiska pracy.

Ustawa z 7 lipca 2023 r., dotycząca ZFŚS, wprowadziła zmiany mające wpływ na finanse firm. Co to dokładnie oznacza?

1. W pierwszej połowie 2023 r., od 1 stycznia do 30 czerwca, firmy naliczały odpis na ZFŚS oparty na przeciętnym wynagrodzeniu miesięcznym z drugiego półrocza 2019 r., wynoszącym 4 434,58 zł.

2. Od dnia 1 lipca 2023 r. do końca tego roku, podstawą jest już wyższe przeciętne wynagrodzenie miesięczne z drugiego półrocza 2021 r., a dokładnie 5 104,90 zł.

W kontekście tych zmian, właściciele firm mogą skorzystać z poniższej tabeli w celu dokładnego naliczenia odpisów:

 

Odpis
Kwota od 01.01.2023 do 30.06.2023
Kwota od 01.07.2023 do 31.12.2023
Na jednego zatrudnionego (37,5% podstawy wymiaru)
1 662,97 zł
1 914,34 zł
Na jednego zatrudnionego w szczególnie uciążliwych warunkach (50% podstawy wymiaru)
2 217,29 zł
2 552,45 zł
   Na jednego pracownika młodocianego w pierwszym roku nauki (5% podstawy wymiaru)
221,73 zł
255,25 zł
Na jednego pracownika młodocianego w drugim roku nauki (6% podstawy wymiaru)
266,07 zł
306,29 zł
Na jednego pracownika młodocianego w trzecim roku nauki (7% podstawy wymiaru)
310,42 zł
357,34 zł
Na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności (wysokość odpisu na te osoby może wynieść 43,75% podstawy wymiaru)
277,16 zł
319,06 zł
Na każdego emeryta i rencistę objętego opieką socjalną zakładu pracy (wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25%)
277,16 zł
319,06 zł
Pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5%, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego
332,59 zł
382,87 zł

 

Wspomniana wyżej nowelizacja ustawy wprowadziła także pewien przepis epizodyczny. Według tego przepisu, wartość dokonanych odpisów, które właściciel firmy ma obowiązek przekazać na rachunek bankowy funduszu, musi uwzględniać dotychczas przekazaną kwotę odpisów i zwiększeń.

Od prawidłowo wyliczonej kwoty całorocznych odpisów i ich zwiększeń powinien następnie odjąć sumę odpisów przekazanych na konto ZFŚS w I transzy, czyli z końca 05.2023 r. Pozostałą kwotę ma obowiązek przelać na rachunek funduszu – do 30.09.2023 r. Jak to wygląda w praktyce? Oto krótka wskazówka:

Etap I – wyliczenie 6/12 kwoty odpisu rocznego i zwiększeń na ZFŚS z użyciem podstawy naliczeń obowiązującej do 30 czerwca (odrębnie dla każdego rodzaju zatrudnienia), która wynosi 4 434,58 zł. Wysokość odpisu na osobę znajduje się w tabeli.

Etap II – wyliczenie 6/12 kwoty odpisu rocznego i zwiększeń na ZFŚS z użyciem podstawy naliczeń obowiązującej do 1 lipca (odrębnie dla każdego rodzaju zatrudnienia), która wynosi 5 104,90 zł. Wysokość odpisu na osobę znajduje się w tabeli.

Etap III – zsumowanie wyników etapu I i II.

Etap IV – przelew do 30 września na wyodrębnione konto ZFŚS różnicy między kwotą z etapu III, a przelewem dokonanym na konto ZFŚS na koniec maja 2023 roku.

Etap V – skorygowanie do 31 grudnia całorocznego odpisu na ZFŚS w oparciu o rzeczywisty, przeciętny stan zatrudnienia na koniec roku.

Zarządzanie firmą w obliczu zmian może być wyzwaniem. Dlatego zachęcamy do konsultacji z  naszym biurem rachunkowym https://complexfinance.pl/kontakt/. Eksperci pomogą Państwu w dokładnym określeniu zobowiązań i odpowiedzą na wszelkie pytania dotyczące ZFŚS. Współpraca z profesjonalistami to najlepszy sposób na zagwarantowanie sobie spokoju ducha i pewności, że wszystkie rozliczenia z funduszem są przeprowadzone prawidłowo.

Zespół Complex Finance