Kiedy myślimy o kosztach zatrudnienia pracownika, pierwsze co przychodzi nam do głowy to jego wynagrodzenie. Jednak dla pracodawcy wynagrodzenie to tylko wierzchołek góry lodowej. W rzeczywistości koszty zatrudnienia są znacznie wyższe i składają się z wielu elementów. Od lipca 2023 roku płaca minimalna w Polsce wynosi 3600 zł brutto, ale co tak naprawdę ukrywa się za tą kwotą?

1. Koszty bezpośrednie pracodawcy

a. Umowa o pracę

Załóżmy, że zatrudniamy „statystycznego” pracownika, który zarabia najniższą krajową – czyli 3600 zł brutto. Pracownik otrzymując wynagrodzenie w tej wysokości, po potrąceniu składek i podatków, dostaje niższą kwotę „na rękę”, tj. kwotę netto (2783,86 zł). Warto zaznaczyć, że pracodawca jest jedynie płatnikiem, a obciążenia stanowią koszty po stronie pracownika.

Składki ZUS dla pracodawcy:

  • Emerytalna: 9,76% (351,36 zł)
  • Rentowa: 6,50% (234 zł)
  • Wypadkowa: 1,67% (60,12 zł)
  • FP (Fundusz Pracy): 2,45% (88,20 zł)
  • FGŚP: 0,1% (3,60 zł)
  • PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe): To nowość z ostatnich lat. Składka podstawowa wynosi 54 zł.

Całkowity koszt dla pracodawcy przy umowie o pracę wynosi więc 4391,28 zł brutto miesięcznie. Ale to nie koniec wydatków. Do tego dochodzą jeszcze różne benefity (koszty pośrednie), o których piszemy poniżej.

b. Umowa zlecenie

Płaca minimalna za godzinę, od lipca 2023 roku, wynosi 23,50 zł brutto.
Koszty związane z umową zlecenie zależą od liczby przepracowanych godzin oraz statusu pracownika (np. czy jest studentem). Główne koszty to:

  •  Składki na ZUS (analogicznie jak w umowie o pracę, chyba że pracownik jest zwolniony z niektórych składek, np. student do 26 roku życia).

c. Umowa o dzieło

W tym przypadku głównym kosztem jest wynagrodzenie brutto. Nie ma obowiązku odprowadzania składek ZUS. Jednak od wynagrodzenia potrącany jest podatek dochodowy, a więc kwota netto dla pracownika jest w pełni zależna od rocznych przychodów. Warto pamiętać, że jeśli zawieramy umowę o dzieło z naszym pracownikiem, od umowy tej musimy odprowadzić składki na ubezpieczenie społeczne. Aktualnie podatek dochodowy wynosi:

  • 12% dla rocznych przychodów do 120 000 zł
  • 32% dla rocznych przychodów powyżej 120 000 z
  •  Kwota wolna od podatku wynosi 30 000 zł.

d. Umowa B2B

Koszty ograniczają się do kwoty brutto ustalonej w umowie. Dodatkowe opłaty, takie jak ZUS czy podatek dochodowy, ponosi kontrahent – w ramach prowadzonej przez siebie działalności. Kwota „na rękę” (dla wykonawcy) zależy od indywidualnych ustaleń między kontrahentami oraz od obciążeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej przez wykonawcę.

2. Koszty pośrednie

Do kosztów pośrednich zaliczamy wszystkie dodatkowe świadczenia i obowiązki pracodawcy wobec pracownika. Należą do nich:

  • Szkolenia BHP: Początkowe oraz okresowe szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
  • Badania lekarskie: Przed rozpoczęciem pracy, a następnie okresowe – w zależności od stanowiska.
  • Środki ochrony indywidualnej – Zakup m.in. odzieży roboczej, kasków, rękawic.
  • Ubezpieczenia dla pracowników.
  • Benefity, takie jak karta multisport czy prywatna opieka medyczna, dopłaty do posiłków, zapewnienie kawy, napojów i przekąsek.
  • Szkolenia.

3. Wybór odpowiedniej formy zatrudnienia

Ostateczny wybór formy zatrudnienia powinien być dobrze przemyślany.
Kluczem jest zrozumienie różnic w kosztach, ale także w oczekiwaniach i prawach pracownika. Na co należy zwrócić uwagę?

  • Charakter pracy: Stała współpraca sugeruje umowę o pracę, podczas gdy krótkotrwałe projekty mogą być realizowane na umowę B2B czy o dzieło.
  • Koszty: Umowy B2B i o dzieło mogą być bardziej opłacalne dla pracodawcy w krótkim okresie, ale niosą ze sobą pewne ryzyko prawne.
  • Bezpieczeństwo prawne: Umowa o pracę zapewnia największą ochronę zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.

4. Podsumowanie

Zatrudnienie pracownika to nie tylko płaca, ale cały szereg dodatkowych kosztów. Dla pracodawcy kluczowe jest, aby dokładnie je zrozumieć i uwzględnić w budżecie firmy. Wszystkie wymienione koszty wpływają na konkurencyjność przedsiębiorstwa na rynku pracy, ale także na jego zdolność do przyciągania i zatrzymywania najlepszych pracowników.

Jeśli potrzebujesz pomocy w dokładnym oszacowaniu kosztów związanych z zatrudnieniem pracownika albo masz inne pytania dotyczące finansów Twojej firmy – skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym. Doświadczony zespół ekspertów z chęcią odpowie na Twoje pytania i doradzi na każdym etapie prowadzenia działalności. Zapraszamy! Kontakt

Biuro Rachunkowe Complex Finance