Wielu przedsiębiorców działa w duecie z najbliższymi – żona czy mąż często wspierają w prowadzeniu biznesu. Problem w tym, że przepisy ZUS traktują takie wsparcie w szczególny sposób. I tu pojawia się kluczowe pytanie: czy lepiej zgłosić małżonka jako osobę współpracującą, czy zatrudnić go na umowę zlecenie?

Kim jest osoba współpracująca?

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych, za osobę współpracującą uznaje się m.in.:

• małżonka,

• dzieci,

• rodziców, macochę, ojczyma – jeśli mieszkają razem z przedsiębiorcą i faktycznie pomagają przy prowadzeniu działalności.

Co ważne – pomoc ta nie musi być potwierdzona żadną umową. Wystarczy, że faktycznie ma miejsce.

Skutki?

Osoba współpracująca podlega takim samym składkom ZUS jak sam przedsiębiorca. Oznacza to „duży ZUS”, niezależnie od tego, czy ta osoba faktycznie dostaje wynagrodzenie. W 2025 roku to ponad 2 300 zł miesięcznie (z chorobowym) tylko z tytułu współpracy.

Umowa zlecenie z małżonkiem – alternatywa

Można jednak inaczej. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zawrzeć z małżonkiem umowę cywilnoprawną, np. umowę zlecenie. Wtedy rozliczenia wyglądają zupełnie inaczej:

• składki liczone są od faktycznego wynagrodzenia,

• wynagrodzenie wypłacane małżonkowi staje się kosztem firmy,

• obowiązki wobec ZUS są takie same jak przy zatrudnianiu każdego innego zleceniobiorcy.

Przykład:

Pan Jan prowadzi jednoosobową działalność i zgłosił żonę jako osobę współpracującą. Płaci za nią ponad 2 tys. zł składek miesięcznie, choć nie wypłaca jej żadnego wynagrodzenia.
Gdyby podpisał z żoną umowę zlecenie np. na 2 500 zł brutto, składki byłyby liczone od tej kwoty, a wypłata weszłaby w koszty podatkowe jego działalności.

Formalności – co zrobić krok po kroku?

Jeżeli żona/mąż jest już zgłoszony jako osoba współpracująca, a chcemy przejść na umowę zlecenie, konieczne są dwie czynności:

1. Wyrejestrowanie osoby współpracującej (kod 05 11 – formularz ZUS ZWUA).

2. Zgłoszenie jej jako zleceniobiorcy (kod 04 11 – formularz ZUS ZUA lub ZZA).

Od tego momentu składki naliczane są jak dla zleceniobiorcy.

Kiedy opłaca się zlecenie?

• Jeśli współmałżonek faktycznie pracuje w firmie – wówczas naturalne jest zawarcie umowy i wypłata wynagrodzenia, które staje się kosztem podatkowym.

• Jeśli zależy nam na elastyczności – np. można ustalić wynagrodzenie minimalne lub uzależnić je od faktycznego zaangażowania.

• Jeśli małżonek to student do 26 lat – w ogóle nie ma obowiązku odprowadzania składek ZUS od umowy zlecenia.

Na co uważać?

Ważne, aby pamiętać, że:

• jeśli faktycznie nie ma żadnej umowy i małżonek pomaga w firmie, ZUS może uznać go za osobę współpracującą i naliczyć pełne składki,

• umowa zlecenie musi być realna – musi wynikać z niej obowiązek świadczenia pracy i wypłata wynagrodzenia,

• w deklaracjach ZUS (DRA) trzeba konsekwentnie wykazywać małżonka w odpowiednim kodzie ubezpieczenia.

Podsumowanie

Współpraca z małżonkiem w firmie to codzienność wielu przedsiębiorców. Problem w tym, że status osoby współpracującej bywa bardzo kosztowny – składki są takie same jak u przedsiębiorcy, nawet jeśli wynagrodzenie nie istnieje.

Dlatego coraz częściej lepszym rozwiązaniem okazuje się umowa zlecenie – bardziej elastyczna, korzystniejsza podatkowo i pozwalająca na realne ujęcie wynagrodzenia w kosztach działalności.