Limit płatności gotówkowych to jedno z tych zagadnień, które potrafią zaskoczyć przedsiębiorców. Drobny błąd w formie zapłaty może sprawić, że wydatek, choć faktycznie poniesiony, nie obniży podatku. Dlatego warto wiedzieć, kiedy gotówka jest dopuszczalna, a kiedy może nas drogo kosztować…

Skąd się wziął limit płatności gotówkowych?

Podstawą prawną jest art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców. Zgodnie z nim, jeśli stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, a wartość umowy przekracza 15 000 zł brutto, płatność musi zostać dokonana za pośrednictwem rachunku bankowego.

Celem tego przepisu jest ograniczenie szarej strefy oraz zapewnienie większej transparentności obrotu gospodarczego.

Ile wynosi limit i jak go rozumieć?

Od kilku lat limit wynosi 15 000 zł brutto. To kwota odnosząca się do całej transakcji – niezależnie od tego, czy płatność odbywa się jednorazowo, czy w ratach.

Jeśli umowa zostanie wyrażona w walucie obcej, jej wartość należy przeliczyć na złote według kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego transakcję.

Jednorazowa wartość transakcji

Kluczowym pojęciem jest „jednorazowa wartość transakcji”. Nie oznacza ona pojedynczej płatności, lecz wartość całej umowy.

Przykład: jeśli podpiszemy kontrakt na 40 000 zł, a płatność zostanie podzielona na cztery raty po 10 000 zł, cała transakcja i tak przekracza limit. Oznacza to, że każda z rat musi być regulowana przelewem bankowym.

Gotówka a koszty podatkowe

Jeżeli przedsiębiorca dokona płatności gotówką w ramach transakcji powyżej 15 000 zł, wydatek nie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu.

Częściowe płatności:

• część uregulowana przelewem może być kosztem,

• część zapłacona gotówką – nie będzie kosztem.

Przykłady z praktyki

1. Zakup sprzętu za 15 990 zł
   Cała kwota zapłacona gotówką. Mimo że wartość netto wynosiła 13 000 zł, podatnik nie może rozliczyć jej w kosztach.

2. Maszyna za 18 000 zł
   9 000 zł przelewem, 9 000 zł gotówką. Do kosztów podatkowych trafi wyłącznie część opłacona przelewem.

3. Umowa marketingowa na 40 000 zł
   Płatność w ratach po 10 000 zł. Już od pierwszej raty przedsiębiorca musi zapłacić przelewem, bo wartość całej umowy przekracza 15 000 zł.

4. Faktura zbiorcza za paliwo
   Tankowania po 800 zł, łącznie na 20 000 zł. Ponieważ każde tankowanie jest osobną transakcją poniżej limitu, faktura zbiorcza może być kosztem – o ile płatności były dokonywane zgodnie z zasadami.

Możliwość korekty

Jeżeli przedsiębiorca omyłkowo zapłacił gotówką, a sprzedawca zwrócił środki i płatność została ponowiona przelewem, wydatek może zostać zaliczony do kosztów.

Dodatkowe ograniczenia

Limit gotówkowy to nie wszystko. Warto pamiętać także o:

• konieczności zapłaty na rachunek z białej listy VAT,

• obowiązku stosowania mechanizmu podzielonej płatności przy niektórych towarach i usługach (załącznik nr 15 do ustawy o VAT).

Brak zastosowania się do tych wymogów również skutkuje brakiem możliwości rozliczenia wydatku w kosztach podatkowych.

Wnioski

• Limit 15 000 zł dotyczy wartości umowy, a nie pojedynczej płatności.

• Transakcja opłacona gotówką powyżej tego progu nie stanowi kosztu podatkowego.

• Aby uniknąć ryzyka, duże transakcje zawsze powinny być regulowane przelewem, na rachunek z białej listy i – tam, gdzie wymagane – w mechanizmie split payment.