1 listopada 2025 roku to kolejna ważna data dla przedsiębiorców. Tego dnia rusza Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), który pozwoli firmom wystąpić o certyfikaty KSeF – nowe narzędzie służące do uwierzytelniania w systemie faktur ustrukturyzowanych.
To nie drobna zmiana techniczna, ale istotny element przygotowań do obowiązkowego KSeF. Bez certyfikatu nie będzie możliwe wystawianie faktur w nowym systemie, a więc i prawidłowe rozliczanie sprzedaży.
Po co wprowadzono certyfikaty?
Certyfikat KSeF można porównać do cyfrowego podpisu lub elektronicznego klucza, który potwierdza tożsamość wystawcy faktury. Dzięki niemu wiadomo, kto dokładnie wystawił dokument i w czyim imieniu działał.
To rozwiązanie ma też ogromne znaczenie w sytuacjach awaryjnych. Jeśli system KSeF przestanie działać – na przykład z powodu przeciążenia lub braku dostępu do internetu – przedsiębiorca posiadający certyfikat będzie mógł nadal wystawiać faktury w tzw. trybie offline. Po przywróceniu działania systemu, dane zostaną automatycznie przesłane do KSeF.
Certyfikat zastąpi dotychczasowe tokeny i stanie się podstawową metodą logowania i uwierzytelniania w systemie. W praktyce oznacza to, że każda firma – niezależnie od skali działalności – będzie musiała posiadać co najmniej jeden ważny certyfikat, aby móc działać bez przerw.
Kto może go uzyskać i jak wygląda procedura?
Od 1 listopada certyfikaty będzie można uzyskać w nowym module udostępnionym przez Ministerstwo Finansów – MCU, czyli Moduł Certyfikatów i Uprawnień.
Wniosek mogą złożyć zarówno osoby fizyczne prowadzące działalność, jak i spółki. W przypadku spółek możliwe jest również nadanie certyfikatu osobie uprawnionej – np. członkowi zarządu lub księgowej, jeśli to ona wystawia faktury w imieniu firmy.
Aby pobrać certyfikat, należy zalogować się do systemu KSeF – z użyciem profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej – i złożyć wniosek w module MCU. Po jego przetworzeniu certyfikat można pobrać bezpośrednio z systemu.
Jest on ważny maksymalnie dwa lata, licząc od daty wygenerowania lub od dnia, który wskaże podatnik jako początek jego obowiązywania.
Warto wiedzieć, że firma może posiadać kilka certyfikatów, np. dla różnych działów czy osób. W takim przypadku system rozróżni, kto faktycznie wystawił dany dokument: spółka jako podmiot, czy konkretna osoba działająca w jej imieniu.
Dwa rodzaje certyfikatów
Ministerstwo Finansów przewidziało dwa typy certyfikatów.
Pierwszy, tzw. certyfikat uwierzytelniający, służy do logowania się i pracy w systemie KSeF. Drugi – certyfikat offline – jest potrzebny przy wystawianiu faktur w trybie awaryjnym, kiedy system jest niedostępny.
Oba będą wydawane oddzielnie i oznaczone odpowiednim dopiskiem, co ułatwi ich rozróżnienie.
Kiedy certyfikat stanie się obowiązkowy?
Z nowej możliwości można korzystać już od 1 listopada 2025 roku. Od lutego 2026 certyfikaty staną się niezbędne dla największych podatników, a od kwietnia – dla wszystkich firm.
Do końca stycznia 2026 system MCU będzie działał jako narzędzie przejściowe, a później jego funkcje zostaną przeniesione bezpośrednio do KSeF 2.0 i Aplikacji Podatnika.
Dlaczego warto zająć się tym już teraz?
Choć formalnie obowiązek wejdzie w życie dopiero za kilka miesięcy, to listopad, grudzień i styczeń będą kluczowym okresem testów. To właśnie teraz warto sprawdzić, jak działa logowanie, wystawianie faktur w trybie awaryjnym i zarządzanie dostępami.
Pozwoli to uniknąć nerwów, błędów i problemów z fakturowaniem, gdy system stanie się obowiązkowy.
Dobrze przygotowana firma wejdzie w nowy rok z kompletem uprawnień, sprawdzonym oprogramowaniem i pewnością, że procesy działają poprawnie.
Podsumowanie
Certyfikaty KSeF to nie kolejna biurokratyczna nowinka, ale narzędzie, które realnie wpływa na bezpieczeństwo i ciągłość działalności przedsiębiorstwa.
Dzięki nim system e-faktur stanie się bardziej odporny, a firmy – mniej zależne od awarii i problemów technicznych.
To także symbol nadchodzącego etapu cyfryzacji rozliczeń, do którego warto przygotować się z wyprzedzeniem.
