Refaktura to dokument księgowy, który pozwala przedsiębiorcy przenieść koszty poniesione na rzecz swojego kontrahenta. Jest to mechanizm często stosowany w biznesie, zwłaszcza w sytuacjach, gdy przedsiębiorca nabywa usługę lub towar we własnym imieniu, ale z zamiarem odsprzedaży tej usługi lub towaru ostatecznemu odbiorcy. Celem refaktury jest zatem przeniesienie rzeczywistych kosztów na osobę, która finalnie korzysta z danej usługi lub towaru.
Definicja i podstawa prawna
Przepisy podatkowe nie definiują bezpośrednio pojęcia refaktury, jednak jej działanie można zrozumieć dzięki art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, gdy podatnik dokonuje nabycia usługi we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, to do rozliczenia tej usługi zobowiązana jest osoba, która ostatecznie z niej korzysta. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca, który odsprzedaje usługę, wystawia refakturę dokumentującą tę operację.
Jakie dane powinna zawierać refaktura?
Refaktura, podobnie jak standardowa faktura VAT, musi zawierać określone informacje zgodnie z art. 106e ustawy o VAT. Do najważniejszych danych należą:
Z refaktury powinno jasno wynikać, co jest przedmiotem sprzedaży, aby można było przypisać odpowiednią stawkę VAT.
Refaktura a możliwość doliczenia prowizji
Kluczową zasadą przy wystawianiu refaktury jest to, że powinna ona odzwierciedlać rzeczywiste koszty poniesione przez przedsiębiorcę. Oznacza to, że nie można doliczać dodatkowej marży, prowizji czy innych kosztów. Doliczenie takich elementów spowodowałoby, że sprzedaż należałoby traktować jako odrębną usługę, a nie refakturowanie.
Refaktura po stronie VAT
Kwestia powstania obowiązku podatkowego przy refakturowaniu usług nie jest jednoznacznie uregulowana przepisami. Generalnie, za moment powstania obowiązku podatkowego przyjmuje się zasadę ogólną z art. 19a ustawy o VAT. Oznacza to, że moment ten zależy od charakteru i przedmiotu usługi, a także od daty jej wykonania lub wcześniejszego otrzymania zapłaty.
Stawka VAT na refakturze
Refaktura powinna zawierać taką samą stawkę VAT, jaka była na fakturze pierwotnej. Ważne jest, aby stawka VAT była zgodna z tą, która była zastosowana przez pierwotnego dostawcę usługi. Wyjątkiem są usługi świadczone przez Pocztę Polską, które są zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT. W takim przypadku podatnik refakturujący usługę pocztową musi zastosować standardową stawkę VAT.
Rozliczenie refaktury po stronie podatku dochodowego
Podobnie jak w przypadku VAT, moment powstania obowiązku podatkowego przy refakturowaniu usług w podatku dochodowym zależy od daty wykonania usługi lub wystawienia faktury. W przypadku Księgi Przychodów i Rozchodów (KPIR), refaktura powinna być ujęta w kolumnie 8 „Pozostałe przychody”, gdyż refakturowane koszty zwykle nie są bezpośrednio związane z podstawową działalnością firmy.
Refaktura w praktyce
Refaktura jest narzędziem, które pozwala na transparentne przenoszenie kosztów na ostatecznego odbiorcę. Jest to szczególnie ważne w relacjach B2B, gdzie precyzyjne rozliczanie kosztów jest kluczowe dla zachowania dobrej współpracy biznesowej. Prawidłowe wystawienie refaktury wymaga jednak skrupulatności i zgodności z przepisami podatkowymi, aby uniknąć potencjalnych problemów z urzędami skarbowymi.
W razie pytań lub wątpliwości, zachęcamy do kontaktu z ekspertami z naszego biura rachunkowego – w Koszalinie lub online.
