Rosnąca popularność wynajmu krótkoterminowego – domków letniskowych, apartamentów czy pokoi gościnnych – stawia przed przedsiębiorcami pytanie, czy i kiedy muszą rejestrować przychody na kasie fiskalnej. Oto kompleksowe omówienie zagadnienia, z poradami, jak uniknąć pułapek i jednocześnie zoptymalizować proces sprzedaży.

1. Ramy prawne – co mówi rozporządzenie o kasach

W rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwolnień z kas rejestrujących funkcjonują dwa kluczowe przepisy:

• § 2 ust. 1 – zwolnienia przedmiotowe z kasy do końca 2027 r., obejmujące wybrane usługi noclegowe (m.in. obozowiska dla dzieci, niektóre inne usługi dokumentowane zawsze fakturą),

• § 3 – zwolnienia podmiotowe (limit obrotu 20 000 zł rocznie dla sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych).

Zwolnienie przedmiotowe działa niezależnie od osiąganych obrotów, ale dotyczy tylko katalogu usług wyszczególnionych w załączniku do rozporządzenia. Zwolnienie podmiotowe natomiast przysługuje, jeśli roczne przychody z najmu nie przekroczą ustawowego limitu.

2. Klasyfikacja PKWiU – Twój obowiązek, Twoja odpowiedzialność

Podstawą do zastosowania zwolnień jest prawidłowa klasyfikacja działalności według PKWiU. W przypadku najmu turystycznego zdecydowana większość usług lokuje się w grupowaniu:

PKWiU 55.20
„Obiekty noclegowe turystyczne i miejsca krótkotrwałego zakwaterowania”

W rozporządzeniu jednak z listy zwolnień przedmiotowych zostały wyłączone usługi z PKWiU 55.20 (poza obozowiskami dla dzieci). Oznacza to, że standardowy najem kwater, domków czy apartamentów nie korzysta z tego zwolnienia – nawet jeśli prowadzisz go doraźnie lub sezonowo.

Podstawa: to Ty decydujesz o klasyfikacji, a za jej błędy odpowiadasz Ty. Przy wątpliwościach warto zwrócić się do Głównego Urzędu Statystycznego.

3. Trzy drogi do zwolnienia z kasy fiskalnej

A) Zwolnienie przedmiotowe

• Obejmuje wąski katalog usług noclegowych (PKWiU ex 55.10.10.0, ex 55.20.19.0 i ex 55.90.1) – głównie obozowiska dla dzieci.

• Wymaga, by całość sprzedaży dokumentować fakturą.

Kiedy nie skorzystasz?
Jeśli oferujesz pokoje lub domki turystyczne (PKWiU 55.20), ta opcja nie dotyczy Twojej działalności.

B) Zwolnienie płatnicze (formy zapłaty)

• Dotyczy usług nieujętych w katalogu zwolnień przedmiotowych.

• Wymaga każdorazowej zapłaty wyłącznie przelewem bankowym, przekazem pocztowym lub na rachunek w SKOK.

• Dowody płatności muszą jednoznacznie wskazywać rodzaj usługi.

• Jednorazowy odbiór gotówki przekreśla prawo do tego zwolnienia na cały rok podatkowy.

C) Zwolnienie podmiotowe (limit 20 000 zł)

• Dotyczy wszystkich usług na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych, niezależnie od PKWiU.

• Limit wylicza się proporcjonalnie, gdy najem rozpoczyna się w trakcie roku:

  Przykład: start 1 marca → 20 000 × 306/365 ≈ 16 767 zł

• Po przekroczeniu progu kasa wymagana jest od pierwszego dnia drugiego miesiąca następującego po przekroczeniu.

4. Praktyczne wyzwania i rozwiązania

1. Sezonowość działalności

   • Krótkoterminowy najem tylko w okresie wakacyjnym: nawet jeśli limit (20 000 zł) zostanie przekroczony po sezonie, kasa nie jest wymagana do rozpoczęcia kolejnego sezonu, pod warunkiem, że nie prowadzisz najmu między sezonami.

2. Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej

   • Nawet przy zwolnieniu musisz rejestrować sprzedaż w ewidencji – jej wzór możesz pobrać ze strony MF lub ze źródeł branżowych.

3. Zaliczki i przedpłaty

   • Ich przyjęcie rodzi obowiązek fiskalny. Traktuj je tak samo, jak sprzedaż końcową – ewidencjonuj na kasie, jeśli nie korzystasz ze zwolnienia.

4. Kontrola dokumentacji

   • Przelewy muszą zawierać opis usługi, datę i numer dokumentu (np. oferty). Niedokładne opisy powodują utratę zwolnienia płatniczego.

5. Rekomendacje dla wynajmujących

• Sformalizuj PKWiU: dokonaj pisemnej klasyfikacji i przechowuj ją w dokumentach firmowych.

• Wybierz optymalne zwolnienie: sprawdź, czy lepsze będzie zwolnienie płatnicze (przelewy) czy podmiotowe (do 20 000 zł).

• Przyłóż wagę do ewidencji: nawet jeśli nie musisz mieć kasy, prowadź rzetelną ewidencję sprzedaży bezrachunkowej.

• Dbaj o opis przelewów: jednoznaczny opis pozwoli zachować zwolnienie płatnicze.

• Monitoruj obroty: śledź przychody w czasie rzeczywistym, by uniknąć konieczności nagłej instalacji kasy.

Podsumowanie

Choć najem turystyczny nie zawsze mieści się w katalogu zwolnień przedmiotowych, to dobrze dobrane zwolnienie płatnicze lub podmiotowe (limitowe) pozwala uprościć obsługę fiskalną bez inwestycji w kasę. Kluczem jest precyzyjna klasyfikacja PKWiU, świadomy wybór formy zwolnienia oraz skrupulatna ewidencja. Dzięki temu zyskujesz spokój, minimalizujesz koszty i unikasz ryzyka kontroli skarbowej – możesz w pełni skupić się na zapewnieniu gościom niezapomnianych wakacyjnych wrażeń.

Potrzebujesz pomocy w tym lub innym temacie? Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym!