Oddzielanie finansów firmowych od prywatnych wydaje się oczywiste… dopóki nie pojawią się pytania: Czy mogę zapłacić fakturę z konta osobistego? Czy mogę zrobić przelew do rodziny z konta firmowego? Jak zareaguje urząd skarbowy? I czy spółki mają w tej kwestii inne zasady niż JDG?

W tym artykule rozwiewamy wątpliwości :)

Dlaczego rozdzielenie kont ma znaczenie?

Z praktycznego punktu widzenia – osobne konta to porządek. Ty wiesz, księgowa wie, bank wie. Przychody, koszty i wypłaty „na życie” nie mieszają się w jednym miejscu. A to oznacza:

• mniej pomyłek w rozliczeniach,

• większą wiarygodność w oczach kontrahentów,

• i mniejsze ryzyko problemów w razie kontroli skarbowej.

To też realna oszczędność czasu i nerwów – zwłaszcza gdy trzeba przygotować wyciągi czy raporty księgowe.

Czy przedsiębiorca musi mieć firmowe konto?

Dla jednoosobowej działalności gospodarczej – nie zawsze. Obowiązek pojawia się dopiero wtedy, gdy:

• wykonujesz transakcje powyżej 15 000 zł,

• jesteś czynnym podatnikiem VAT,

• korzystasz ze split payment,

• chcesz być na białej liście podatników VAT.

W pozostałych przypadkach możesz technicznie korzystać z konta prywatnego, choć to nie zawsze rozsądne.

W przypadku spółek sytuacja wygląda inaczej – o czym za chwilę.

Konto prywatne do celów firmowych – czy to legalne?

Jeśli prowadzisz JDG, prawo nie zabrania Ci korzystać z konta prywatnego, by regulować wydatki firmowe. Możesz też zapłacić firmową fakturę z prywatnego rachunku, a środki z konta firmowego przelać na własne potrzeby.

Ale…

• w razie kontroli skarbówka zajrzy we wszystkie transakcje – także te prywatne,
• bank może mieć zastrzeżenia (a nawet zamknąć konto), jeśli regulamin zabrania takich działań,
• Twoja księgowa może nie być zachwycona – bo rozliczenia robią się znacznie trudniejsze.

To nie jest zabronione – ale zdecydowanie nie jest też polecane.

Korzystanie z konta firmowego do celów prywatnych – kiedy robi się niebezpiecznie?

Dla JDG nadal jest to technicznie dopuszczalne – ale wymaga rozsądku. Jeśli z konta firmowego regularnie robisz zakupy spożywcze, przelewasz pieniądze partnerowi czy płacisz za bilety lotnicze na rodzinne wakacje – urząd skarbowy może uznać, że wydatki nie mają związku z działalnością, a Ty nadużywasz firmowych środków.

W efekcie możesz mieć problemy z rozliczeniem kosztów lub podejrzenia o nieprawidłowości.

Dodatkowo, banki coraz częściej jasno rozdzielają konta prywatne i firmowe w regulaminach. Ich łamanie może prowadzić do wypowiedzenia umowy.

A jak to wygląda w spółkach?

Tu nie ma miejsca na dowolność. Spółki – zarówno osobowe, jak i kapitałowe – muszą posiadać firmowy rachunek bankowy. Dlaczego?

Bo to spółka jest odrębnym podmiotem prawnym, a pieniądze na koncie spółki nie należą do wspólnika. To środki firmy.

Korzystanie z konta spółki do przelewów prywatnych to naruszenie przepisów – i to poważne. Może to być uznane za:

• działanie na szkodę spółki (art. 296 Kodeksu karnego),

• sprzeniewierzenie (jeśli osoba miała dostęp),

• albo nawet kradzież (jeśli nie miała prawa dysponowania).

W przypadku dużych kwot, powyżej 200 tys. zł, mogą wchodzić w grę poważne konsekwencje karne.

Spółka cywilna – przypadek szczególny

Spółka cywilna nie ma odrębnej osobowości prawnej – rachunek bankowy zazwyczaj posiadają jej wspólnicy. Nie ma formalnego obowiązku zakładania „firmowego” konta dla samej spółki, ale mimo to warto wydzielić rachunek służący wyłącznie do rozliczeń między wspólnikami i kontrahentami.

A prywatne przelewy? Nadal powinny być wykonywane z osobistych środków, by uniknąć nieporozumień lub zarzutów o niegospodarność.

Co podczas kontroli?

Jeśli korzystasz z jednego konta do celów firmowych i prywatnych – przygotuj się, że fiskus sprawdzi wszystko. Każdy zakup, przelew, wpłatę. I może zapytać: co to za transakcja? Z czego wynika? Dlaczego nie rozdzielasz rachunków?

W przypadku spółek, takie działania są znacznie poważniejsze. Tu już nie chodzi tylko o przejrzystość, ale o odpowiedzialność prawną i finansową.

Podsumowanie

• JDG technicznie może korzystać z jednego konta, ale to ryzykowne i mało praktyczne.

• Spółki muszą mieć firmowe konto – i NIE WOLNO go używać do celów prywatnych.

• Oddzielenie kont to nie tylko obowiązek (dla niektórych) – to przede wszystkim dobra praktyka.

A jeśli masz wątpliwości, czy sposób, w jaki prowadzisz rozliczenia, jest bezpieczny, skonsultuj się z księgową. To inwestycja, która może uchronić Cię przed kosztownymi konsekwencjami.

Masz pytania? Chcesz upewnić się, że Twoje finanse są prowadzone właściwie? Zapraszamy do kontaktu!