Wraz z wejściem obowiązkowego KSeF wielu przedsiębiorców zadaje bardzo praktyczne pytanie:
co w sytuacji, gdy trzeba wystawić korektę, ale system akurat nie działa?

Bo życie, jak wiadomo, nie czeka na komunikaty Ministerstwa Finansów. Błąd na fakturze trzeba poprawić tu i teraz, niezależnie od tego, czy KSeF akurat współpracuje.

Dobra wiadomość jest taka, że awaria systemu nie blokuje możliwości wystawienia korekty. Trzeba jednak wiedzieć, jak zrobić to prawidłowo.

Kiedy w ogóle wystawiamy fakturę korygującą?

Zasada pozostaje niezmienna – faktura ma odzwierciedlać rzeczywistą transakcję.

Korekta pojawia się wtedy, gdy po wystawieniu dokumentu okaże się, że:

• zmieniła się cena lub wartość sprzedaży,

• udzielono rabatu,

• nastąpił zwrot towaru lub części zapłaty,

• pojawił się błąd w danych, stawce VAT, kwocie lub opisie usługi,

• albo zwyczajnie… ktoś się pomylił.

Czyli dokładnie tak samo jak przed KSeF – zmienia się tylko sposób techniczny wystawienia dokumentu.

Standardowo: korekta trafia do KSeF

W normalnych warunkach faktura korygująca jest wystawiana jako e-faktura i wysyłana bezpośrednio do KSeF.

Za moment jej wystawienia uznaje się chwilę, gdy system nada jej numer KSeF.

Problem pojawia się wtedy, gdy…

👉 KSeF przestaje działać.

Awaria KSeF – i co dalej?

Jeżeli Ministerstwo Finansów oficjalnie ogłosi awarię systemu (komunikat pojawia się w BIP oraz w systemach księgowych), przedsiębiorcy przechodzą na tzw. tryb awaryjny.

I tutaj najważniejsze:

• korektę nadal wystawiasz,
• nie czekasz na powrót systemu,
• przekazujesz ją kontrahentowi poza KSeF.

Może to być:

• e-mail,

• system sprzedażowy,

• uzgodniony kanał elektroniczny.

Czyli – mówiąc prosto – działasz normalnie, tylko chwilowo poza systemem.

Jaka jest data wystawienia korekty?

Podczas awarii:

• datą wystawienia korekty jest data wskazana na dokumencie,

• datą otrzymania jest moment faktycznego przekazania jej kontrahentowi.

Nie trzeba czekać na numer KSeF, aby dokument był ważny.

Najważniejszy obowiązek po usunięciu awarii

Tu pojawia się element, o którym łatwo zapomnieć.

Po zakończeniu awarii masz obowiązek: wysłać wystawioną korektę do KSeF w ciągu 7 dni roboczych – tak, aby system nadał jej numer identyfikacyjny.

To właśnie ten moment „domyka” cały proces formalnie w systemie.

Czy awaria blokuje rozliczenia?

Nie.I to jest kluczowa informacja.

Awaria KSeF nie wstrzymuje sprzedaży ani obowiązków przedsiębiorcy. System przewiduje sytuacje techniczne i pozwala działać dalej – pod warunkiem późniejszego uzupełnienia dokumentów w KSeF.

O czym przedsiębiorcy zapominają najczęściej?

Z naszej praktyki wynika, że największym ryzykiem nie jest sama awaria, ale:

• brak monitorowania komunikatów MF,

• niewysłanie dokumentów do KSeF po przywróceniu systemu,

• chaos w dokumentacji wystawionej „offline”.

Dlatego przy KSeF coraz ważniejsze staje się nie samo wystawienie faktury, ale procedura działania w sytuacjach wyjątkowych.

Podsumowanie

Korekta faktury w czasie awarii KSeF jest jak najbardziej możliwa – i często konieczna.

Najważniejsze zasady są proste:

✔ wystaw korektę normalnie w formie elektronicznej,
✔ przekaż ją kontrahentowi poza KSeF,
✔ po zakończeniu awarii prześlij dokument do systemu w ciągu 7 dni roboczych.

KSeF zmienia sposób pracy, ale nie zmienia podstawowej zasady księgowości:
dokument ma odzwierciedlać rzeczywistość – nawet wtedy, gdy system chwilowo nie działa.