Jeszcze kilka lat temu temat e-faktur wydawał się odległy, a dla wielu przedsiębiorców wręcz abstrakcyjny. Dziś nie ma już wątpliwości – Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nie przyszłość, ale obowiązek, który w ciągu kilkunastu miesięcy obejmie każdego przedsiębiorcę w Polsce.

Ministerstwo Finansów przez długi czas zachęcało do dobrowolnego korzystania z systemu – oferowało szybszy zwrot VAT, brak konieczności przechowywania faktur czy zwolnienie z części obowiązków sprawozdawczych. Jednak etap dobrowolności dobiega końca. KSeF wchodzi w życie na pełną skalę, i to szybciej, niż wielu się spodziewa.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Terminy wdrożenia są różne dla poszczególnych grup przedsiębiorców:

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla największych firm (obrót powyżej 200 mln zł w 2024 roku),

• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla wszystkich pozostałych podmiotów: od JDG po średnie i duże spółki,

• 1 stycznia 2027 r. – ostatni etap, obejmujący najmniejszych podatników, których sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie.

Formalnie więc część mikroprzedsiębiorców ma jeszcze czas, ale w praktyce i oni będą zmuszeni przygotować się wcześniej. Dlaczego? Bo faktury od największych dostawców będą wystawiane wyłącznie w KSeF. Jeśli nie podłączysz się do systemu, nie odbierzesz faktury kosztowej, a to oznacza kłopoty w rozliczeniach. W realnym obrocie KSeF stanie się więc obowiązkowy dla wszystkich już od lutego 2026 roku.

Jak działa KSeF w praktyce?

Zamiast wysyłać kontrahentowi PDF-a albo drukować fakturę papierową, przedsiębiorca wystawia dokument w programie księgowym lub bezpośrednio w systemie KSeF. Faktura trafia do centralnej platformy Ministerstwa Finansów, gdzie zostaje zweryfikowana, oznaczona unikalnym numerem i przekazana odbiorcy.

Od tego momentu dokument jest widoczny zarówno dla nabywcy, jak i dla fiskusa – w czasie rzeczywistym. W praktyce oznacza to koniec zgubionych faktur, koniec „nieotrzymanych” maili i koniec różnych wersji jednego dokumentu. Każda faktura istnieje w systemie i jest identyczna dla obu stron transakcji.

Jakie są korzyści z KSeF?

Resort finansów mocno akcentuje, że zmiana nie ma być tylko obowiązkiem, ale także ułatwieniem. Wśród najważniejszych zalet znajdziemy:

• brak obowiązku archiwizacji – system przechowuje faktury, nie trzeba ich magazynować w segregatorach ani na dyskach,

• szybszy zwrot VAT – termin skrócony z 60 do 40 dni,

• zwolnienie z JPK_FA – nie trzeba będzie wysyłać plików na żądanie urzędu,

• większa automatyzacja – księgowość i systemy ERP mogą automatycznie pobierać i księgować faktury,

• bezpieczeństwo i przejrzystość – faktura w KSeF jest wystawiona, nadana i potwierdzona – nie ma wątpliwości, czy kontrahent ją dostał.

Dla dużych firm to ogromna oszczędność czasu i zasobów. Dla małych – początkowo wyzwanie, ale z czasem także uproszczenie codziennych rozliczeń.

Co będzie największym wyzwaniem?

Każda rewolucja wymaga zmiany przyzwyczajeń. Dla przedsiębiorców wyzwaniem będzie przede wszystkim:

• dostosowanie programów księgowych i fakturowych do integracji z KSeF,

• szkolenie pracowników, którzy do tej pory wystawiali faktury w PDF-ach czy Wordzie,

• zmiana podejścia – w KSeF nie ma „wersji roboczej”. Faktura trafia do systemu od razu i od razu jest dostępna dla drugiej strony oraz dla fiskusa.

To oznacza większą dyscyplinę i dokładność przy wystawianiu dokumentów.

Czy faktury papierowe i PDF-y znikną?

Tak – ale dopiero od stycznia 2027 r.. Wtedy faktury ustrukturyzowane będą jedyną obowiązującą formą w obrocie gospodarczym.

Wyjątki obejmą m.in.:

• faktury konsumenckie (B2C),

• bilety i paragony autostradowe,

• faktury w procedurach OSS i IOSS.

Dla większości firm oznacza to definitywny koniec papierowych i mailowych faktur w obrocie B2B.

A co w przypadku awarii systemu?

Ministerstwo przewidziało sytuacje kryzysowe. Jeśli w danym momencie KSeF nie działa, przedsiębiorca będzie mógł wystawić fakturę w trybie offline i dosłać ją później do systemu. Żeby było to możliwe, od listopada 2025 roku firmy będą mogły występować o specjalne certyfikaty uwierzytelniające, które pozwolą korzystać z trybu awaryjnego.

Dlaczego nie warto czekać?

Teoretycznie mikroprzedsiębiorcy mają czas aż do 2027 roku, ale praktyka pokazuje coś innego. Jak wspominaliśmy, już od lutego 2026 faktury zakupowe od największych kontrahentów będą dostępne tylko w KSeF. Oznacza to, że jeśli firma nie wdroży systemu na czas, zostanie odcięta od części dokumentów potrzebnych do rozliczeń.

Dlatego zamiast odkładać temat na ostatnią chwilę, warto:

• sprawdzić, czy oprogramowanie księgowe obsługuje KSeF,

• przeszkolić pracowników,

• rozpocząć testy jeszcze w 2025 roku, zanim system stanie się obowiązkowy.

Podsumowanie

Naszym zdaniem: KSeF to nie drobna poprawka w przepisach, ale pełna rewolucja w obiegu faktur. Oznacza mniej papierologii, mniej błędów i większą automatyzację, ale też pełną transparentność wobec fiskusa. Ci, którzy zaczną testować system wcześniej, przejdą wdrożenie płynnie. Ci, którzy zostawią to na ostatnią chwilę, ryzykują poważnym paraliżem w rozliczeniach.

Od lutego 2026 roku nie będzie już wyboru – KSeF stanie się naszą codziennością.