Krajowy System e-Faktur (KSeF) od lutego 2026 roku stanie się dla większości przedsiębiorców podstawowym kanałem wystawiania faktur VAT. Docelowo ma to być system powszechny – ujednolicający obieg dokumentów, przyspieszający kontrole i automatyzujący rozliczenia podatkowe.
W praktyce jednak nie wszystkie faktury i nie wszyscy podatnicy zostaną objęci obowiązkiem KSeF. Ustawodawca przewidział szereg wyłączeń, które są istotne szczególnie dla firm działających międzynarodowo, w specyficznych procedurach lub obsługujących klientów indywidualnych.
Sprawdźmy więc spokojnie, kto w 2026 roku nie będzie musiał korzystać z KSeF i dlaczego.
1. Wyłączenia ze względu na strony transakcji
Nie każdy podatnik VAT będzie objęty obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF. Z systemu wyłączono m.in.:
Podatnicy bez siedziby w Polsce
Jeżeli firma:
-
nie posiada siedziby działalności gospodarczej w Polsce,
-
ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
wówczas nie ma obowiązku korzystania z KSeF, nawet jeśli wykonuje transakcje z polskimi podmiotami.
Stałe miejsce w Polsce, ale nieuczestniczące w transakcji
Jeżeli zagraniczny podmiot ma co prawda stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale to miejsce nie bierze udziału w konkretnej transakcji, faktura również nie musi trafić do KSeF.
Transakcje B2C – sprzedaż dla konsumentów
Bardzo ważne wyłączenie:
faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności (B2C) nie podlegają obowiązkowi KSeF.
Czyli:
-
sprzedaż dla klientów indywidualnych,
-
faktury dla konsumentów,
-
sprzedaż detaliczna, usługi prywatne
→ mogą być nadal fakturowane poza KSeF (choć dobrowolnie można je tam wprowadzać).
Faktury RR dla rolników ryczałtowych
Faktury VAT RR, które przedsiębiorca wystawia w imieniu rolnika ryczałtowego, również są wyłączone z obowiązku KSeF.
2. Procedury szczególne – całkowicie poza KSeF
Niektóre transakcje są wyłączone z KSeF nie tylko obowiązkowo, ale również technicznie – nie ma nawet możliwości ich dobrowolnego wprowadzenia do systemu.
Dotyczy to m.in.:
Procedura OSS (One Stop Shop)
Czyli sprzedaż usług i towarów na rzecz konsumentów w UE, rozliczana w jednym państwie.
Procedura IOSS (Import One Stop Shop)
Dotyczy sprzedaży towarów importowanych spoza UE o niskiej wartości.
Międzynarodowy okazjonalny przewóz osób
Specyficzne usługi transportowe rozliczane według szczególnych zasad.
W tych przypadkach faktury w ogóle nie funkcjonują w logice KSeF, m.in. dlatego, że często brak jest polskiego NIP-u po jednej ze stron.
3. Faktury wyłączone na mocy rozporządzeń
Poza ustawą, dodatkowe wyłączenia wprowadziły akty wykonawcze. Obejmują one m.in.:
Bilety jako faktury uproszczone
Nie trafią do KSeF m.in.:
-
bilety kolejowe,
-
bilety lotnicze,
-
bilety autostradowe,
-
bilety promowe,
-
bilety autobusowe.
Czyli wszelkie dokumenty, które pełnią funkcję faktury uproszczonej w transporcie – zostają poza systemem.
Usługi finansowe i ubezpieczeniowe
Z KSeF wyłączone są również faktury dokumentujące usługi zwolnione z VAT, m.in.:
-
usługi bankowe,
-
usługi kredytowe,
-
ubezpieczenia,
-
obrót papierami wartościowymi,
-
usługi pośrednictwa finansowego.
Czyli tam, gdzie VAT i tak nie występuje, KSeF nie ma zastosowania.
Samofakturowanie bez polskiego NIP
Jeżeli faktura powstaje w procedurze samofakturowania, a:
-
ani sprzedawca,
-
ani nabywca
nie posługują się polskim NIP-em – taka faktura również nie trafia do KSeF.
4. Dokumenty, które w ogóle nie są fakturami VAT
Warto też jasno powiedzieć: KSeF dotyczy wyłącznie faktur VAT.
Poza systemem pozostają więc wszystkie inne dokumenty księgowe, w tym m.in.:
-
rachunki,
-
faktury pro forma,
-
noty księgowe,
-
noty obciążeniowe i uznaniowe,
-
dokumenty wewnętrzne,
-
zestawienia, raporty, potwierdzenia.
One nigdy nie będą trafiać do KSeF, bo po prostu nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT.
Dualizm w praktyce – czyli księgowość „na dwa tory”
Dla wielu firm 2026 rok przyniesie realny dualizm dokumentów, czyli sytuację, w której:
-
część faktur trzeba wystawiać w KSeF (np. B2B w Polsce),
-
część nadal poza systemem (np. B2C, OSS, bilety, usługi finansowe).
To oznacza w praktyce:
-
dwa kanały fakturowania,
-
różne procedury,
-
różne obowiązki archiwizacji,
-
konieczność dobrej organizacji obiegu dokumentów.
Podsumowanie: kto nie musi korzystać z KSeF?
W 2026 roku z KSeF nie muszą korzystać m.in.:
-
firmy bez siedziby i stałego miejsca w Polsce,
-
transakcje B2C (sprzedaż dla konsumentów),
-
faktury VAT RR dla rolników,
-
transakcje w procedurach OSS i IOSS,
-
usługi finansowe i ubezpieczeniowe,
-
bilety i faktury uproszczone,
-
samofakturowanie bez polskiego NIP,
-
wszystkie dokumenty niebędące fakturami VAT.
KSeF stanie się systemem dominującym, ale nie będzie systemem absolutnym. W praktyce wiele firm będzie funkcjonować w modelu mieszanym – część dokumentów w KSeF, część poza nim. I właśnie na ten „hybrydowy” model warto się mentalnie, organizacyjnie i systemowo przygotować już teraz.
