Wystawienie faktury to codzienność każdego przedsiębiorcy, ale czy data jej wystawienia faktycznie przesądza o momencie powstania obowiązku podatkowego w VAT? Wbrew pozorom, odpowiedź nie zawsze jest jednoznaczna. Sprawdź, kiedy naprawdę pojawia się obowiązek podatkowy i dlaczego nie zawsze wystarczy tylko „wystawić fakturę na czas”.

Moment powstania obowiązku podatkowego VAT – zasada ogólna

Zacznijmy od podstaw. W większości przypadków obowiązek podatkowy VAT powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi – nie w momencie wystawienia faktury. Innymi słowy, kluczowe jest to, kiedy faktycznie zrealizowano transakcję, a nie kiedy przedsiębiorca zdecydował się wystawić dokument sprzedaży.

Jeśli usługa jest rozliczana częściowo, obowiązek podatkowy powstaje dla każdej części oddzielnie – w momencie jej wykonania. Z kolei w przypadku usług ciągłych, na przykład stałej obsługi informatycznej lub prawnej, obowiązek pojawia się z końcem okresu rozliczeniowego (np. miesiąca), określonego w umowie.

A co z fakturą? Kiedy trzeba ją wystawić?

Ustawodawca precyzuje terminy, w jakich należy wystawić fakturę. Co do zasady, przedsiębiorca ma na to czas do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi lub dostawy towaru.

Są jednak wyjątki, które warto znać:

• 30 dni – dla usług budowlanych i montażowych,

• 60 dni – dla dostawy książek drukowanych, gazet, czasopism (z wyłączeniem map i ulotek),

• 90 dni – dla drukowania książek i prasy,

• zgodnie z terminem płatności – dla usług takich jak najem, dzierżawa, telekomunikacja czy energia.

Fakturę można też wystawić wcześniej – maksymalnie 60 dni przed wykonaniem usługi lub dostawą, jeśli znany jest termin realizacji.

Wystawiona wcześniej faktura = wcześniejszy obowiązek VAT? Niekoniecznie

Wystawienie faktury przed wykonaniem usługi nie przesuwa momentu powstania obowiązku podatkowego – wyjątkiem jest sytuacja, gdy klient zapłaci wcześniej (np. zaliczka). W takim przypadku VAT należy rozliczyć już w momencie otrzymania zapłaty, a nie dopiero po realizacji zamówienia.

Przykład:

Pan Marek wykonuje kuchnię na zamówienie z terminem realizacji 12 maja. Fakturę wystawia 2 maja. Obowiązek podatkowy nie powstaje 2 maja – powstaje dopiero 12 maja, kiedy meble są gotowe.

Szczególne przypadki – kiedy data faktury ma znaczenie

Są jednak wyjątki, kiedy to data wystawienia faktury wyznacza moment powstania obowiązku podatkowego VAT. Dotyczy to m.in.:

• usług budowlanych i budowlano-montażowych,

• dostawy książek drukowanych, gazet, czasopism,

• świadczenia usług telekomunikacyjnych,

• dostaw energii elektrycznej i cieplnej,

• usług najmu, dzierżawy, leasingu,

• usług ochrony, dozoru, przechowywania mienia,

• usług prawnych i biurowych.

W tych przypadkach obowiązek VAT powstaje w dniu wystawienia faktury, ale jeśli faktura nie zostanie wystawiona terminowo – to z chwilą upływu terminu płatności.

Przykład:

Firma dostarcza internet na podstawie umowy miesięcznej. Obowiązek podatkowy VAT powstaje w dniu wystawienia faktury, np. 5 kwietnia. Jeśli faktura nie zostanie wystawiona, obowiązek podatkowy powstaje w dniu, w którym minął termin płatności.

Wewnątrzwspólnotowe transakcje – zasada 15. dnia miesiąca

Dla wewnątrzwspólnotowej dostawy i nabycia towarów, VAT rozliczamy na podstawie faktury, ale nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu transakcji.

Wniosek? Liczy się nie tylko faktura

Obowiązek podatkowy VAT to nie tylko kwestia dokumentu – to głównie realne wykonanie usługi lub dostawy. Data wystawienia faktury ma znaczenie tylko w szczególnych przypadkach – dlatego każdy przypadek należy analizować indywidualnie. Warto mieć to na uwadze, aby nie popełnić błędów przy rozliczaniu podatku i uniknąć ewentualnych konsekwencji.

Chcesz więcej praktycznych wskazówek na temat VAT, faktur i rozliczeń? Zapisz się do newslettera – bez prawniczego żargonu, za to z jasnymi wyjaśnieniami!