Refakturowanie to jeden z tych mechanizmów, z którymi przedsiębiorcy spotykają się bardzo często w praktyce, ale równie często pojawiają się wątpliwości: kiedy można refakturować? Na jakich zasadach? Jaką stawkę VAT zastosować? I co z podatkiem dochodowym?
Warto uporządkować temat, bo błędy w refakturowaniu mogą prowadzić do nieprawidłowego rozliczenia VAT, a nawet sporów z kontrahentami.

Co to jest refakturowanie – w prostych słowach

Refakturowanie polega na przeniesieniu kosztu, który ponosi jeden przedsiębiorca, na podmiot, który faktycznie z tej usługi lub towaru korzysta.

Kluczowe jest to, że podmiot refakturujący nie świadczy usługi samodzielnie.
On tylko przenosi koszt, działając „w imieniu własnym, ale na rzecz innego podmiotu”.

W konsekwencji podatkowo uznaje się, że:

refakturujący najpierw nabył usługę, a następnie sam ją sprzedał dalej – w takiej samej cenie i ze stawką VAT taką jak na fakturze pierwotnej.

To oznacza również brak prawa do doliczenia marży – w chwili, w której pojawia się marża, refakturowanie zamienia się w normalną sprzedaż i przestaje być refakturowaniem.

Refaktura = takie same kwoty i taka sama stawka VAT? Nie zawsze.

Zasadą jest odwzorowanie:

• tej samej wartości netto/brutto,

• tej samej stawki VAT,

• tej samej daty wykonania usługi.

Jednak są sytuacje, w których nie można powtórzyć stawki z faktury pierwotnej, bo refakturujący nie ma prawa korzystać ze zwolnienia lub preferencji, którą miał dostawca.

Przykład 1 – usługa zwolniona, ale nie dla każdego

Hotel wystawia usługę noclegową ze stawką 8%.
Firma A refakturuje ten nocleg firmie B (ktoś korzystał z noclegu w delegacji).
Tutaj można zachować tę samą stawkę VAT 8%, bo jest ona „przypisana” do rodzaju usługi.

Ale sytuacja jest inna np. przy usługach pocztowych:

Poczta Polska może stosować zwolnienie z VAT dla usług pocztowych.

Firma X nie ma takiego prawa – więc refakturując pocztę na klienta, wystawi fakturę ze stawką 23%.

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy przy refakturowaniu?

Moment opodatkowania nie zależy od momentu wystawienia refaktury, tylko od tego, kiedy została wykonana usługa pierwotna.

Data wykonania usługi = data sprzedaży na refakturze.

To często zaskakuje przedsiębiorców – bo refaktura wystawiana jest później, ale nie zmienia to momentu podatkowego.

Przykład 2

Firma wynajmująca biuro otrzymuje fakturę za energię za styczeń, wystawioną 5 lutego.
Najemca zwraca koszt mediów zgodnie z umową.

Refaktura może być wystawiona np. 10 lutego, ale:

• data sprzedaży = okres, którego dotyczy usługa (styczeń),

• obowiązek podatkowy powstaje dokładnie tak, jak przy usłudze pierwotnej.

Miejsce opodatkowania – klucz przy współpracy międzynarodowej

Refakturowanie nie zwalnia z obowiązku ustalenia właściwego miejsca świadczenia.

Przykład 3 – konferencja za granicą

Polska firma kupuje dostęp do konferencji online od dostawcy z USA i refakturuje ten dostęp polskiemu kontrahentowi.

Tu miejscem opodatkowania jest Polska → stawka VAT 23%.

Przykład 4 – refakturowanie reklamy dla kontrahenta z Czech

Zakup reklamy online na rzecz czeskiego odbiorcy (B2B).
Miejsce świadczenia = siedziba usługobiorcy → Czechy → refaktura z oznaczeniem: NP – odwrotne obciążenie.

Refaktura a podatek dochodowy – czy to przychód i koszt?

Tak – refaktura wywołuje skutek w podatku dochodowym:

• przychód powstaje najczęściej w dacie wystawienia refaktury

• koszt refakturowanego wydatku ujmuje się:

  • jako koszt pośredni – w dacie poniesienia,

  • lub jako koszt bezpośredni – jeśli łatwo wskazać przychód, którego dotyczy.

W praktyce organy najczęściej akceptują koszt w dacie poniesienia, ale warto sprawdzić profil działalności (w szczególności przy najmie i mediach).

Kiedy refakturowanie jest niemożliwe lub ryzykowne?

• Gdy umowa nie przewiduje przenoszenia kosztów – brak podstawy prawnej.

• Gdy refakturowanie zawiera marżę – to nie jest refaktura.

• Gdy rodzaj usługi wymaga koncesji/licencji (np. ochrona, transport osób).

• Gdy refakturowany koszt nie jest udokumentowany fakturą.

Podsumowanie

Refakturowanie jest narzędziem technicznym – pozwala przenieść koszt tam, gdzie faktycznie powstał.
Wymaga jednak:

• zachowania tej samej daty wykonania usługi,

• zastosowania prawidłowej stawki VAT,

• ustalenia miejsca opodatkowania,

• wykazania przychodu i kosztu zgodnie z zasadami podatkowymi.

W wielu przypadkach jeden szczegół (np. stawka VAT albo moment wykonania usługi) zmienia całe rozliczenie.

Dlatego przy refakturowaniu warto działać świadomie – szczególnie, gdy chodzi o media, usługi zagraniczne lub zwolnienia z VAT.