Koniec roku to dla wielu przedsiębiorców czas podsumowań, decyzji i zmian. Jedną z nich może być zmiana biura rachunkowego. Powodów jest wiele: niezadowolenie z dotychczasowej współpracy, potrzeba lepszego wsparcia przy rozwoju firmy, brak kontaktu, błędy lub po prostu chęć uporządkowania spraw z początkiem nowego roku.

To dobry moment, by uporządkować nie tylko dokumenty, ale i relacje z księgową. I jeśli rozważasz zmianę biura rachunkowego – ten artykuł jest dla Ciebie.

Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?

Najbardziej optymalnym momentem na zmianę jest początek roku kalendarzowego. Dlaczego? Bo to moment, kiedy zamykasz jeden okres rozliczeniowy, a nowy podmiot może zacząć wszystko „na czysto”:

• nie musi weryfikować rozliczeń z poprzednich miesięcy,
• przejmuje dokumentację od stycznia,
• rozlicza bieżący rok od początku.

Oczywiście, jeśli sytuacja jest poważna (np. brak kontaktu, błędy w rozliczeniach, problemy z ZUS lub US) – nie warto czekać. W takich przypadkach zmiana może nastąpić w każdym momencie roku, ale będzie wymagała przekazania większego zakresu dokumentów i ewentualnej weryfikacji wcześniejszych rozliczeń.

Jakie dokumenty należy przekazać nowemu biuru?

Dokładna lista zależy od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność, czy spółkę, oraz jakiego rodzaju usługi świadczy poprzednie biuro (czy obejmowały również kadry i ZUS). Standardowo warto przygotować:

• księgę przychodów i rozchodów (lub inne formy ewidencji),
• rejestry VAT zakupów i sprzedaży,
• ewidencję środków trwałych i wyposażenia,
• deklaracje VAT, PIT, ZUS z potwierdzeniami wysyłki,
• struktury JPK,
• faktury i rachunki,
• wyciągi bankowe,
• umowy (najmu, leasingu, z pracownikami, itp.),
• informacje kadrowo-płacowe (karty wynagrodzeń, obecności, Płatnik, listy płac).

W przypadku spółek dochodzą sprawozdania finansowe, dokumentacja wspólników, historia udziałów czy bilanse otwarcia i zamknięcia.

Kto robi rozliczenie roczne, jeśli zmieniamy biuro na przełomie roku?

To zależy od umowy z dotychczasowym biurem. Jeśli rozliczenie roczne zostało w niej uwzględnione, to mimo zakończenia współpracy, stare biuro powinno przygotować sprawozdanie. Jeśli nie – może zażądać dodatkowej opłaty albo w ogóle odmówić. Warto to doprecyzować jeszcze przed zakończeniem współpracy, aby uniknąć przykrych niespodzianek w marcu czy kwietniu.

Co z pełnomocnictwami w ZUS i US?

Nowe biuro będzie potrzebować pełnomocnictw, aby mogło reprezentować Cię przed urzędami. Składasz je przez PUE ZUS oraz e-Urząd Skarbowy. Warto jednocześnie cofnąć upoważnienia poprzedniego biura.

Podsumowanie

Zmiana biura rachunkowego nie musi być stresująca, ale wymaga przygotowania i świadomych decyzji. Najlepiej przeprowadzić ją z końcem roku – wtedy wszystko rusza na nowych zasadach od stycznia.

Jeśli czujesz, że czas na zmiany, szukasz bardziej zaangażowanego wsparcia lub chcesz uporządkować księgowość od nowego roku – odezwij się do nas. Kompleksowo pomożemy w przejściu, skontaktujemy się z poprzednim biurem i zadbamy o wszystko, co trzeba.:)