Zakładając spółkę, zwykle skupiamy się na nazwie, kapitale, wspólnikach, PKD. Nikt nie planuje zmian „na wszelki wypadek”. W praktyce jednak, bardzo często po kilku miesiącach działania okazuje się, że rzeczywistość rozminęła się z początkowymi założeniami…
Wspólnicy chcą rozszerzyć działalność, dodać nowe PKD, zmienić zasady reprezentacji albo wprowadzić dopłaty. I wtedy pojawia się pytanie: jak poprawnie zmienić umowę spółki z o.o., żeby sąd rejestrowy nie odesłał wniosku, a zmiana faktycznie była skuteczna?

Kto może zmienić umowę spółki?

Zgodnie z kodeksem spółek handlowych, każda zmiana umowy spółki wymaga uchwały wspólników podjętej na zgromadzeniu wspólników.
To wspólnicy decydują o treści zmian i głosują nad przygotowanym projektem uchwały.

Co ważne – aby uchwała była skuteczna, musi zostać podjęta odpowiednią większością głosów:

• zasadniczo wymagana jest większość 2/3 głosów,

• w przypadku istotnej zmiany przedmiotu działalności – aż 3/4 głosów,

• a gdy zmiana uszczupla prawa wspólników lub zwiększa ich obowiązki (np. dopłaty) – potrzebna jest zgoda wszystkich, których dotyczy.

Nie ma natomiast obowiązku pełnego kworum – czyli obecności wszystkich wspólników – pod warunkiem, że zostali oni prawidłowo zawiadomieni o zgromadzeniu.

Od kiedy zmiana obowiązuje?

Samo głosowanie to dopiero połowa drogi.
Zmiana umowy spółki musi być zgłoszona do KRS przez zarząd w terminie 7 dni od dnia podjęcia uchwały.
Dopiero wpis do rejestru decyduje, czy zmiana obowiązuje już od momentu uchwały, czy dopiero od momentu wpisu.

W praktyce wyróżniamy dwa rodzaje wpisów:

• Deklaratoryjny – sąd tylko potwierdza fakt zmiany, a skuteczność obowiązuje od dnia uchwały.
  Tak jest np. przy zmianie adresu w tej samej miejscowości lub powołaniu nowego członka zarządu.

• Konstytutywny – to sąd dopiero „nadaje moc” zmianie, więc obowiązuje ona od dnia wpisu do KRS.
  Dotyczy to m.in. zmiany nazwy spółki, siedziby (jeśli zmienia się miejscowość), kapitału zakładowego, sposobu reprezentacji czy PKD.

Zmiana umowy spółki w systemie S24 – tylko w określonych przypadkach

Jeśli spółka została założona w systemie S24, można również wprowadzać zmiany przez ten system – ale tylko wtedy, gdy nie wprowadzano jeszcze żadnych zmian u notariusza.
To ważne, bo jeśli spółka choć raz zmieniła coś w formie aktu notarialnego, kolejne modyfikacje muszą już zawsze być dokonywane notarialnie.

System S24 pozwala zmienić m.in.:

• nazwę i adres spółki,

• przedmiot działalności,

• sposób reprezentacji,

• wysokość kapitału zakładowego.

Nie wprowadzimy natomiast bardziej złożonych postanowień, takich jak prawo pierwokupu udziałów, dopłaty czy świadczenia niepieniężne wspólników – w takich przypadkach konieczna jest wizyta u notariusza.

Na co uważać w praktyce?

Zmiana umowy spółki wydaje się prostą formalnością, ale w praktyce właśnie na tym etapie popełnianych jest najwięcej błędów.
Wniosek do KRS złożony z uchybieniem terminu, brak pełnomocnictwa, nieprawidłowa uchwała albo zły załącznik – każdy z tych elementów może spowodować, że sąd odrzuci wniosek, a cały proces trzeba będzie zaczynać od nowa.

Dlatego przed podjęciem uchwały warto:

• upewnić się, że treść zmian jest spójna z pozostałymi postanowieniami umowy,

• przygotować poprawny projekt uchwały,

• sprawdzić, czy wniosek wymaga wpisu konstytutywnego (czyli czy zmiana będzie skuteczna dopiero po rejestracji),

• oraz czy spółka ma obowiązek aktualizacji danych również w innych rejestrach (np. CRBR).

Nasza rada

Wielu przedsiębiorców przekonuje się, że pozornie drobna zmiana – np. dopisanie jednego PKD – potrafi w praktyce zablokować cały proces, jeśli zostanie przeprowadzona nieprawidłowo.
Dlatego każdą modyfikację umowy warto poprzedzić analizą – zarówno od strony formalnej, jak i podatkowej czy organizacyjnej.

Zaufaj specjalistom

W Complex Finance od lat obsługujemy spółki – od rejestracji przez S24, aż po bieżące doradztwo księgowe i korporacyjne. Pomagamy przedsiębiorcom uniknąć błędów, które kosztują czas, nerwy i pieniądze.

Jeśli planujesz założenie spółki lub rozważasz przejście z JDG – zapraszamy do kontaktu.