e-Urząd Skarbowy (e-US) to nowoczesna platforma online Ministerstwa Finansów, która umożliwia wygodną i bezpieczną obsługę spraw podatkowych przez Internet – zarówno dla osób fizycznych, jak i organizacji. W tym artykule dowiesz się, jak poprawnie założyć konto organizacji, kto może to zrobić, jakie dane będą potrzebne oraz jakie uprawnienia są niezbędne, by działać w imieniu firmy lub instytucji.

Czym jest konto organizacji w e-US?

Konto organizacji w e-US to dedykowany profil instytucji (np. spółki, fundacji, stowarzyszenia, urzędu) w systemie teleinformatycznym Krajowej Administracji Skarbowej. Pozwala on m.in. na:

• odbieranie korespondencji z urzędu skarbowego (np. wezwania, decyzje),

• składanie deklaracji i pism,

• przegląd należności podatkowych organizacji,

• dokonywanie płatności,

• sprawdzenie statusu wysłanych dokumentów.

Kto może założyć konto organizacji?

Założenie konta organizacji nie odbywa się tak jak w przypadku osób fizycznych – organizacja nie „zakłada konta” samodzielnie. Konto powstaje automatycznie po pierwszym zalogowaniu się do systemu osoby, która ma odpowiednie uprawnienia do reprezentowania tej organizacji.

Od czego zacząć?

Wejdź na podatki.gov.pl/e-urzad-skarbowy i kliknij „Zaloguj się”.

Wybierz jedną z dostępnych metod: profil zaufany, e-dowód, bankowość elektroniczną lub podpis kwalifikowany.

Po zalogowaniu zobaczysz ekran z wyborem typu konta:

Kliknij „Konto organizacji”, a następnie wybierz podmiot, do którego masz uprawnienie.

Jak uzyskać dostęp do konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym?

Aby móc korzystać z konta organizacji w e-US, niezbędne jest, by dany podmiot posiadał numer NIP – to warunek podstawowy umożliwiający identyfikację jednostki w systemie podatkowym.

Dostęp do tego konta może uzyskać wyłącznie osoba fizyczna posiadająca numer PESEL, która została do tego odpowiednio upoważniona – poprzez:

• figurę reprezentanta ujawnioną w KRS lub CEIDG,
• lub poprzez złożone i zarejestrowane pełnomocnictwo PPO-1 lub UPL-1.

Nie ma potrzeby składania żadnego dodatkowego wniosku do naczelnika urzędu skarbowego, jeśli osoba fizyczna została już formalnie powiązana z organizacją przez wpis w rejestrze lub aktywne pełnomocnictwo. Konto aktywuje się automatycznie po zalogowaniu i przełączeniu kontekstu w e-US.

A kiedy trzeba złożyć wniosek?

Jeśli organizacja chce dodać nową osobę (np. pracownika biura, księgową, asystenta), która dotychczas nie była uprawniona do działania w jej imieniu, wtedy:

• należy złożyć pełnomocnictwo ogólne PPO-1 (dla szerokich działań)
• lub pełnomocnictwo UPL-1 (dla osób podpisujących deklaracje elektroniczne).

Formularz można przekazać:

• przez e-Urząd Skarbowy (najwygodniej),
• przez ePUAP,
• listownie,
• lub osobiście w urzędzie.

Jakie dane należy podać we wniosku (jeśli jest wymagany)?

Jeśli składasz formularz (np. PPO-1/UPL-1), wypełniasz go w bardzo prosty sposób – dane są ograniczone do niezbędnego minimum. Formularz jest intuicyjny i podzielony na czytelne sekcje.

✅ Sekcja C.1 – dane organizacji

Tutaj wpisujesz podstawowe informacje identyfikacyjne, czyli:

• numer NIP,
• pełną nazwę organizacji,
• adres siedziby (ulica, numer, kod pocztowy, miejscowość),
• numer telefonu kontaktowego.

✅C.2 – Zakres dostępu

Zaznaczasz rodzaj dostępu:

• Podstawowy – użytkownik może korzystać z e-US,

• Rozszerzony – może także nadawać uprawnienia innym.

✅Sekcja D – Dane osoby, której ma zostać nadany (lub cofnięty) dostęp

W tej części formularza wpisuje się dane identyfikacyjne osoby fizycznej, której organizacja chce przyznać dostęp do swojego konta w e-Urzędzie Skarbowym. Konieczne jest podanie:

• numeru PESEL,

• imienia i nazwiska.

Co istotne – na tym samym formularzu można również cofnąć dostęp wcześniej nadanej osobie. Wystarczy wypełnić dane użytkownika i odpowiednio zaznaczyć zamiar odebrania uprawnień. To przydatne np. w przypadku zmiany księgowego lub zakończenia współpracy z daną osobą.

✅Sekcja E – Dane i podpisy osób reprezentujących organizację

W ostatniej części formularza należy wskazać osoby uprawnione do reprezentowania organizacji – np. członków zarządu, właścicieli, pełnomocników ogólnych.

Każda z tych osób wpisuje:

• imię i nazwisko,
• stanowisko lub pełnioną funkcję w organizacji,
• a następnie składa własnoręczny podpis (lub podpis elektroniczny, jeśli wniosek składany jest online).

Podpisy te są nie tylko formalnością – stanowią oświadczenie o odpowiedzialności karno-skarbowej za podanie nieprawdziwych danych. Oznacza to, że osoba podpisująca formularz bierze pełną odpowiedzialność za treść dokumentu.

📌 Wniosek może również podpisać pełnomocnik ogólny, jeśli jego uprawnienia zostały uprzednio zgłoszone do urzędu skarbowego (np. przez formularz PPO-1).

FAQ – Pytania i odpowiedzi

➤ Czy każda firma musi mieć konto w e-US?

Nie ma takiego obowiązku formalnego, ale jest to praktycznie niezbędne, ponieważ:

• urzędy skarbowe wysyłają tam korespondencję,
• można tam odbierać decyzje, wezwania, informacje o płatnościach.

➤ Czy jedno konto w e-US wystarczy dla kilku firm?

Nie. Każda organizacja ma oddzielny profil, ale osoba posiadająca uprawnienia może się między nimi przełączać z jednego konta.

➤ Czy można działać w e-US w imieniu organizacji bez profilu zaufanego?

Tak – można użyć e-dowodu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

➤ Czy e-US to to samo co ePUAP?

Nie. To różne systemy:

• e-US służy głównie do spraw podatkowych,
• ePUAP to ogólna platforma do kontaktu z administracją publiczną.

➤ Co jeśli nie widzę konta organizacji po zalogowaniu?

Sprawdź:

1. Czy masz złożone UPL-1 lub PPO-1?
2. Czy jesteś uprawnionym reprezentantem (w KRS lub CEIDG)?
3. Czy zalogowałeś się właściwą metodą (profil zaufany vs e-dowód)?

➤ Jak sprawdzić saldo firmy w e-US?

Po wejściu na konto organizacji wybierz:

„Płatności i zwroty” → „Twoje saldo” – tam znajdziesz informacje o zaległościach i nadpłatach.

➤ Czy przez e-US mogę zapłacić podatki firmowe?

Tak – system oferuje wygodną opcję zapłaty bezpośrednio przez mikrorachunek podatkowy.

Podsumowanie

Konto organizacji w e-Urząd Skarbowy to dziś podstawowe narzędzie prowadzenia spraw podatkowych w Polsce. Choć jego aktywacja następuje niejako automatycznie po zalogowaniu osoby uprawnionej, to wiele firm nadal nie korzysta z pełnych możliwości platformy, przez co narażają się na pominięcie ważnej korespondencji czy utrudnienia w obsłudze deklaracji.

Jeśli temat wydaje się Wam zbyt trudny, potrzebujecie doprecyzowania – zapraszamy do kontaktu z naszym biurem rachunkowym.