W teorii KSeF ma działać prosto: wystawiasz fakturę i od razu trafia ona do systemu. W praktyce jednak ustawodawca przewidział sytuacje, w których wysyłka „tu i teraz” nie jest możliwa. I właśnie wtedy wchodzą w grę tzw. tryby offline.

To ważne, bo przedsiębiorcy często zakładają, że skoro nie działa internet albo system, to można po prostu wystawić fakturę jak dawniej. A to nie zawsze jest takie proste – wszystko zależy od tego, dlaczego faktura nie trafia do KSeF i czy Ministerstwo Finansów ogłosiło niedostępność systemu.

Offline24 – czyli problem po Twojej stronie

To sytuacja najczęstsza w praktyce.
Internet przestaje działać, program księgowy się zawiesza, albo pojawia się problem techniczny uniemożliwiający wysyłkę.

Jeżeli KSeF działa, ale Ty nie możesz wysłać faktury – korzystasz z trybu offline24.

W takiej sytuacji:

• fakturę nadal wystawia się elektronicznie, w strukturze ustrukturyzowanej,

• dokument trzeba dosłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym,

• jeśli faktura trafia do kontrahenta poza systemem, powinna zawierać kody QR umożliwiające jej późniejszą weryfikację.

Czyli inaczej mówiąc: możesz wystawić fakturę, ale obowiązek jej wprowadzenia do KSeF nadal istnieje i jest bardzo krótki termin na nadrobienie.

Offline – gdy KSeF jest czasowo niedostępny

Tu sytuacja wygląda inaczej, bo problem nie leży po stronie przedsiębiorcy, tylko systemu.

Jeżeli Ministerstwo Finansów ogłasza planowaną niedostępność (np. prace serwisowe), również można wystawiać faktury poza systemem, ale:

• faktury trzeba wystawić w odpowiedniej strukturze,

• po przywróceniu działania systemu należy je dosłać do KSeF w określonym terminie,

• obowiązują takie same zasady oznaczania dokumentów jak w offline24.

W praktyce oznacza to, że faktura istnieje i jest ważna, ale dopiero po wprowadzeniu do KSeF otrzymuje swój numer systemowy.

Tryb awaryjny – gdy MF ogłasza awarię

To sytuacja poważniejsza niż planowa niedostępność.
Jeżeli Ministerstwo Finansów ogłasza awarię KSeF, przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury poza systemem i przekazywać je kontrahentom, ale mają więcej czasu na ich dosłanie – do 7 dni roboczych od zakończenia awarii.

Ważna rzecz, o której wiele osób zapomina: datą wystawienia faktury pozostaje data wskazana na dokumencie, a nie moment jej późniejszego przesłania do KSeF.

Awaria całkowita – sytuacje wyjątkowe

To scenariusz naprawdę nadzwyczajny, przewidziany na sytuacje kryzysowe, np. poważne zakłócenia infrastruktury.

W takim przypadku:

• fakturę można wystawić papierowo lub elektronicznie,

• nie trzeba stosować struktury ustrukturyzowanej,

• nie ma obowiązku dosyłania jej później do KSeF,

• nie stosuje się kodów QR.

To jednak sytuacje skrajne i w praktyce będą zdarzały się bardzo rzadko.

O czym przedsiębiorcy zapominają najczęściej

Z naszej praktyki wynika, że największym problemem nie jest samo wystawienie faktury offline, tylko późniejsze obowiązki.

Wielu przedsiębiorców zapomina:

• że fakturę trzeba dosłać w terminie,

• że sposób wystawienia dokumentu zależy od przyczyny niedostępności,

• że komunikaty Ministerstwa Finansów mają tu kluczowe znaczenie.

W KSeF liczy się nie tylko to, czy faktura została wystawiona, ale również kiedy i w jakim trybie została wprowadzona do systemu.

Najważniejsza zasada

Jeżeli nie możesz wysłać faktury do KSeF, najpierw ustal jedną rzecz:
czy problem jest po Twojej stronie, czy systemu i czy pojawił się oficjalny komunikat MF.

To właśnie od tego zależą dalsze obowiązki i terminy.