Przejście z jednoosobowej działalności gospodarczej na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest dziś jednym z częściej rozważanych kroków wraz z rozwojem firmy.

Powody są zrozumiałe. Przedsiębiorca chce ograniczyć ryzyko osobiste, oddzielić majątek prywatny od firmowego, przygotować biznes na rozwój albo wprowadzić do niego kolejną osobę.

Tylko że samo stwierdzenie „przechodzę na spółkę z o.o.” nie odpowiada jeszcze na najważniejsze pytanie:

jak to zrobić?

Możliwości są co najmniej dwie. Można przeprowadzić formalne przekształcenie JDG w spółkę z o.o. zgodnie z Kodeksem spółek handlowych albo założyć nową spółkę i stopniowo przenieść do niej biznes. To drugie rozwiązanie bywa potocznie nazywane przekształceniem gospodarczym.

I nie zawsze pierwsza opcja jest najlepsza.

Co daje formalne przekształcenie JDG?

Największą zaletą formalnego przekształcenia jest ciągłość działalności.

Spółka powstała w wyniku przekształcenia przejmuje prawa i obowiązki przedsiębiorcy. Co do zasady pozostaje również podmiotem posiadanych wcześniej zezwoleń, koncesji i ulg, chyba że konkretne przepisy albo sama decyzja przewidują inaczej. Wyjątek dotyczy m.in. ulg podatkowych.

To bardzo istotne, jeżeli firma ma rozbudowaną historię i trudno byłoby po prostu zacząć od nowa.

Wyobraźmy sobie przedsiębiorcę, który ma wieloletnie kontrakty, leasingi, umowy z kluczowymi kontrahentami albo zezwolenia niezbędne do prowadzenia działalności. Zakładanie nowej spółki i przepisywanie wszystkiego po kolei może być skomplikowane, czasochłonne, a czasami wymagać zgody drugiej strony.

Właśnie wtedy formalne przekształcenie pokazuje swoją największą przewagę.

Jest jednak druga strona medalu

Przekształcenie kodeksowe nie polega na prostym założeniu spółki w KRS i zamknięciu działalności.

To formalna procedura wymagająca przygotowania planu przekształcenia, wyceny majątku, sprawozdania finansowego na potrzeby przekształcenia oraz badania planu przez biegłego rewidenta wyznaczonego przez sąd rejestrowy. Dochodzą czynności notarialne i wpis do KRS.

W praktyce trzeba więc liczyć się zarówno z czasem, jak i kosztami całego procesu.

9% CIT? Nie od razu

To jedna z kwestii, która może zaskoczyć przedsiębiorcę.

Spółka powstała z formalnego przekształcenia JDG nie może skorzystać z preferencyjnej 9-procentowej stawki CIT w roku podatkowym, w którym rozpoczyna działalność, ani w roku podatkowym bezpośrednio po nim następującym. Wynika to ze szczególnych zasad dotyczących podmiotów powstałych w wyniku przekształcenia.

W takim okresie zastosowanie ma zasadniczo stawka 19%.

Jeżeli później spółka spełni ustawowe warunki, w tym limity przychodów i status małego podatnika, możliwość korzystania z 9% CIT może się pojawić.

Trzeba jednak pamiętać, że CIT to dopiero pierwszy poziom opodatkowania w klasycznej spółce z o.o.

Jeżeli zysk zostanie następnie wypłacony wspólnikowi jako dywidenda, co do zasady pojawi się jeszcze 19% PIT od dywidendy. Przy klasycznym CIT 19% łączne efektywne opodatkowanie zysku wypłaconego wspólnikowi wynosi około 34,39%.

Dlatego sama informacja „spółka z o.o. płaci CIT” nie wystarcza do porównania jej z JDG. Trzeba jeszcze ustalić, co będzie działo się z wypracowanymi pieniędzmi.

Nowy NIP też ma znaczenie

Formalna sukcesja nie oznacza, że spółka zachowuje wszystkie numery identyfikacyjne przedsiębiorcy.

Spółka z o.o. otrzymuje własny NIP. Przepisy dotyczące sukcesji NIP nie przewidują przejścia numeru osoby fizycznej na spółkę powstałą z przekształcenia JDG.

W praktyce oznacza to konieczność uporządkowania danych m.in. w bankach, systemach księgowych i fakturowych, u dostawców, klientów oraz w odpowiednich rejestrach podatkowych.

Nie przekreśla to sukcesji prawnej spółki, ale operacyjnie może oznaczać sporo pracy.

Dlatego przy większym przedsiębiorstwie warto przygotować plan przejścia i ustalić konkretną datę, od której dokumenty, faktury, rachunki bankowe i dane kontrahentów będą funkcjonować już w spółce.

A co z dotychczasowymi długami?

Przejście na spółkę z o.o. nie powoduje, że zobowiązania powstałe wcześniej po prostu znikają.

Przedsiębiorca przez trzy lata od dnia przekształcenia odpowiada solidarnie ze spółką za zobowiązania związane z działalnością gospodarczą, które powstały przed przekształceniem.

Czyli spółka z o.o. nie jest sposobem na „odcięcie” starych zobowiązań JDG.

Ograniczenie odpowiedzialności należy analizować przede wszystkim w odniesieniu do przyszłej działalności spółki i zawsze z uwzględnieniem odpowiedzialności członków jej zarządu wynikającej z odrębnych przepisów.

Jednoosobowa spółka z o.o. nie zawsze oznacza koniec składek ZUS

To kolejna rzecz, którą warto policzyć jeszcze przed zmianą formy prawnej.

Jedyny wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. jest na gruncie ubezpieczeń traktowany podobnie jak osoba prowadząca działalność pozarolniczą i podlega odpowiednim obowiązkom składkowym.

Dlatego przejście z JDG do jednoosobowej spółki z o.o. nie oznacza automatycznie: „od jutra nie płacę ZUS”.

Struktura właścicielska spółki ma tutaj ogromne znaczenie i nie warto tworzyć jej wyłącznie na podstawie jednego argumentu podatkowego czy składkowego.

Jakie są plusy i minusy formalnego przekształcenia?

Jak widać, formalne przekształcenie nie jest ani rozwiązaniem złym, ani rozwiązaniem idealnym.

Po prostu ma sens w określonych sytuacjach.

A może łatwiej założyć nową spółkę?

W przypadku prostszych biznesów często rozważa się drugą ścieżkę.

Powstaje nowa spółka z o.o., która stopniowo przejmuje działalność operacyjną. Nowe umowy podpisuje już spółka, kontrahenci otrzymują nowe dane, działalność zaczyna być fakturowana przez spółkę, a JDG po uporządkowaniu pozostałych spraw zostaje zamknięta.

Nie jest to przekształcenie w rozumieniu Kodeksu spółek handlowych. Nie występuje tutaj automatyczna sukcesja.

Zaletą jest jednak większa elastyczność.

Nie trzeba przechodzić całej kodeksowej procedury przekształcenia z planem, wyceną i badaniem przez biegłego rewidenta.

Nowa spółka zawiązana w zwykły sposób może również, po spełnieniu warunków określonych w ustawie o CIT, korzystać z 9-procentowej stawki CIT. Oficjalne informacje Ministerstwa Finansów potwierdzają, że 9% CIT jest dostępny dla rozpoczynających działalność i małych podatników, ale przepisy zawierają wyłączenia m.in. w przypadku określonych aportów i restrukturyzacji.

Dlatego tutaj szczególnie ważne jest to, co i w jaki sposób zostanie przeniesione z JDG do spółki.

Prościej nie zawsze znaczy bez konsekwencji

Nowej spółki nie można potraktować tak, jakby wystarczyło zmienić dane na fakturze.

Jeżeli nie ma formalnego przekształcenia, umowy nie przechodzą automatycznie na nowy podmiot. Część z nich trzeba wypowiedzieć, przepisać albo podpisać od początku. To samo może dotyczyć zezwoleń, koncesji czy finansowania.

Trzeba również zdecydować, co stanie się z majątkiem JDG.

Samochody, sprzęt, nieruchomości, towary czy wartości niematerialne można przenieść do spółki na różne sposoby. Każdy może mieć inne skutki w PIT, CIT, VAT czy PCC.

I właśnie tutaj zaczyna się prawdziwa analiza.

Nie chodzi o pytanie:

„spółka czy JDG?”

Tylko:

„w jaki sposób przejść z jednej formy do drugiej, żeby było to bezpieczne prawnie, podatkowo i operacyjnie?”

Kiedy formalne przekształcenie może być dobrym wyborem?

Im bardziej rozbudowany biznes, tym większego znaczenia nabiera sukcesja.

Jeżeli przedsiębiorstwo ma wiele umów, pracowników, leasingi, finansowanie, licencje, zezwolenia czy relacje biznesowe, których nie chcemy budować od początku, formalna ścieżka może być warta dodatkowego czasu i kosztów.

Jeżeli natomiast JDG jest stosunkowo prosta, ma kilku klientów, niewiele umów i łatwy do przeniesienia majątek, założenie nowej spółki i stopniowe wygaszenie działalności może okazać się rozwiązaniem prostszym.

Nie powinno się jednak podejmować tej decyzji wyłącznie dlatego, że ktoś powiedział:

„spółka z o.o. bardziej się opłaca”.

Bo jedna firma może dzięki zmianie formy prawnej rzeczywiście wiele zyskać, a w drugiej dokładnie ta sama decyzja może oznaczać wyższe podatki, dodatkowe koszty i znacznie więcej formalności.

Najpierw liczby, później zmiana formy prawnej

Przed podjęciem decyzji warto porównać oba warianty nie tylko pod kątem podatku.

Znaczenie mają zobowiązania firmy, sposób wypłacania pieniędzy przez właściciela, struktura kosztów, planowane inwestycje, umowy, leasingi, zatrudnienie, kwestia ZUS, odpowiedzialność za przyszłe zobowiązania oraz plany dotyczące dalszego rozwoju.

Dopiero po takim zestawieniu można odpowiedzieć, czy lepsze będzie formalne przekształcenie, założenie nowej spółki czy pozostanie przy JDG.

Bo spółka z o.o. nie jest kolejnym „poziomem” prowadzenia firmy, na który każdy przedsiębiorca powinien kiedyś przejść.

To po prostu inna forma prowadzenia biznesu. I powinna być dobrana do konkretnej sytuacji.

Materiał ma charakter ogólny i edukacyjny. Complex Finance świadczy usługi księgowe, nie zastępuje indywidualnej porady doradcy podatkowego ani prawnego. Przy planowaniu przekształcenia rekomendujemy analizę konkretnej sytuacji przedsiębiorcy wraz z doradcą podatkowym lub prawnikiem, ponieważ sposób przeprowadzenia operacji może wywoływać różne skutki podatkowe i prawne.