Umowa zlecenie zawarta ze studentem lub uczniem do 26 roku życia jest jedną z najczęściej wybieranych form współpracy. Dla przedsiębiorcy oznacza prostsze rozliczenie, ponieważ taka osoba co do zasady nie podlega ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnemu z tytułu zlecenia.

Problem zaczyna się wtedy, gdy status ucznia, studenta lub słuchacza zostaje utracony choćby na kilka dni.

W praktyce takie sytuacje zdarzają się częściej, niż mogłoby się wydawać. Zleceniobiorca kończy szkołę policealną, zostaje skreślony z listy uczniów, zmienia szkołę albo ma kilkudniową przerwę między zakończeniem jednego etapu nauki a rozpoczęciem kolejnego. Dla firmy to nie jest wyłącznie kwestia formalna. Taka przerwa może oznaczać obowiązek zgłoszenia zleceniobiorcy do ZUS i naliczenia składek za okres, w którym nie posiadał statusu ucznia lub studenta.

Zasada ogólna – student do 26 lat na zleceniu bez ZUS

Jeżeli zleceniobiorca ma status ucznia lub studenta i nie ukończył 26 lat, z tytułu umowy zlecenia nie podlega ubezpieczeniom społecznym. Nie zgłasza się go więc do ZUS z tego tytułu i nie nalicza składek.

To zwolnienie działa jednak tylko wtedy, gdy oba warunki są spełnione jednocześnie:

zleceniobiorca ma status ucznia, studenta lub słuchacza,

oraz nie ukończył 26 roku życia.

Jeżeli którykolwiek z tych warunków przestaje być spełniony, umowa zlecenie zaczyna być traktowana jak standardowy tytuł do ubezpieczeń.

Co się dzieje, gdy zleceniobiorca traci status tylko na kilka dni?

Jeżeli osoba do 26 roku życia czasowo traci status ucznia lub studenta i w tym czasie nadal wykonuje umowę zlecenia, powstaje obowiązek ubezpieczeniowy.

Oznacza to, że za okres przerwy w statusie należy zgłosić ją do ZUS i naliczyć składki jak od zwykłego zleceniobiorcy, o ile nie ma innego tytułu do ubezpieczeń, który zmieniałby zasady rozliczenia.

Ważne jest, że obowiązek składkowy nie obejmuje automatycznie całego miesiąca. Liczy się rzeczywisty okres, w którym zleceniobiorca nie posiadał statusu ucznia lub studenta i jednocześnie wykonywał zlecenie.

To oznacza, że jeśli przerwa trwała kilka dni, składki powinny być rozliczane proporcjonalnie do tego okresu.

Jak ustalić podstawę składek?

Najprościej jest wtedy, gdy wynagrodzenie można przypisać do konkretnych dni pracy. Jeśli zleceniobiorca utracił status na przykład od 1 do 6 dnia miesiąca, a z ewidencji wynika, ile godzin przepracował właśnie w tym okresie, składki nalicza się od przychodu należnego za te dni.

Trudniej robi się przy dodatkowych składnikach wynagrodzenia, takich jak premie, bonusy uznaniowe czy inne wypłaty, których nie da się jednoznacznie przypisać do konkretnych dni.

W takim przypadku kluczowa jest proporcja. Skoro zleceniobiorca podlegał ubezpieczeniom tylko przez część miesiąca, podstawę wymiaru składek należy ustalić w odniesieniu do tej części, a nie od całej wypłaty „z automatu”.

Inaczej mówiąc: nie wystarczy założyć, że skoro w danym miesiącu pojawił się choćby krótki okres bez statusu studenta, to całe wynagrodzenie za ten miesiąc podlega oskładkowaniu. Liczy się okres faktycznego podlegania ubezpieczeniom.

Przykład z praktyki

Zleceniobiorca ma 22 lata i wykonuje umowę zlecenia. Do 31 stycznia był słuchaczem szkoły policealnej. Od 1 lutego do 5 lutego nie posiadał statusu ucznia ani studenta, a od 6 lutego został przyjęty do kolejnej szkoły.

W takim przypadku od 1 do 5 lutego należy potraktować go jak standardowego zleceniobiorcę i zgłosić do ZUS, jeżeli umowa zlecenie jest jego jedynym tytułem do ubezpieczeń.

Jeżeli w tych dniach wykonywał pracę i otrzymał za nią wynagrodzenie, składki należy naliczyć od tej części przychodu, która przypada na okres bez statusu ucznia lub studenta.

Pozostała część wynagrodzenia, przypadająca na okres, w którym posiadał już status, nie będzie oskładkowana z tytułu tej umowy.

Dlaczego dokumentacja jest tak ważna?

W takich przypadkach największe znaczenie ma udokumentowanie statusu zleceniobiorcy.

Przedsiębiorca powinien posiadać dokumenty potwierdzające, od kiedy do kiedy dana osoba była uczniem, studentem lub słuchaczem. Może to być na przykład aktualne zaświadczenie ze szkoły lub uczelni, informacja o skreśleniu z listy, dokument przyjęcia do kolejnej szkoły albo inny dowód pozwalający ustalić konkretne daty.

Dobrą praktyką jest również zobowiązanie zleceniobiorcy do informowania firmy o każdej zmianie statusu. Bez tej informacji przedsiębiorca może nieświadomie rozliczać umowę w sposób nieprawidłowy.

Na co powinien uważać zleceniodawca?

Najczęstszy błąd polega na traktowaniu statusu ucznia lub studenta jako czegoś stałego przez cały okres trwania umowy. Tymczasem status może się zmieniać w trakcie miesiąca, a nawet na kilka dni.

Właśnie te krótkie przerwy są najbardziej problematyczne, bo łatwo je przeoczyć.

Z perspektywy ZUS znaczenie ma nie to, że zleceniobiorca „generalnie się uczy”, ale czy w konkretnym okresie miał formalny status ucznia lub studenta. Jeżeli go nie miał, a wykonywał zlecenie, powstaje obowiązek ubezpieczeniowy.

Podsumowanie

Umowa zlecenie ze studentem lub uczniem do 26 roku życia nie podlega oskładkowaniu tylko wtedy, gdy osoba faktycznie posiada ten status.

Jeżeli zleceniobiorca czasowo traci status ucznia, studenta lub słuchacza, nawet na kilka dni, a w tym czasie nadal wykonuje zlecenie, należy przeanalizować obowiązek zgłoszenia go do ZUS i naliczenia składek za okres utraty statusu.

Nie oznacza to jednak automatycznego oskładkowania całego miesiąca. Podstawę składek ustala się proporcjonalnie do okresu, w którym zleceniobiorca faktycznie podlegał ubezpieczeniom.

Dla przedsiębiorcy najważniejsze są trzy rzeczy: bieżąca weryfikacja statusu, dobra dokumentacja i prawidłowe przypisanie wynagrodzenia do okresów podlegania ubezpieczeniom.

Bo w takich sytuacjach o poprawnym rozliczeniu decydują nie duże kwoty, ale konkretne daty.