Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce nadal może odbywać się w uproszczonej procedurze, ale od 2026 roku wymaga od pracodawców większej uważności niż wcześniej. Sam fakt, że kandydat jest obywatelem Ukrainy, nie wystarcza już do bezpiecznego przyjęcia go do pracy. Kluczowe znaczenie ma to, na jakiej podstawie przebywa w Polsce, czy posiada status PESEL UKR oraz czy pracodawca prawidłowo dopełni obowiązków formalnych.

W praktyce największe ryzyko nie pojawia się dziś przy samej pracy, ale wcześniej – na etapie weryfikacji dokumentów i wyboru właściwej procedury.

Legalny pobyt to punkt wyjścia

Pierwszym krokiem przed zatrudnieniem obywatela Ukrainy powinno być zawsze sprawdzenie, czy jego pobyt w Polsce jest legalny. Może on wynikać między innymi z ochrony czasowej, wizy, zezwolenia na pobyt czasowy lub stały, ruchu bezwizowego albo innych dokumentów pobytowych.

To bardzo ważne, bo od podstawy pobytu zależy sposób legalizacji pracy. Inaczej wygląda sytuacja osoby posiadającej PESEL UKR i korzystającej z ochrony czasowej, a inaczej osoby, która przebywa w Polsce na podstawie wizy, karty pobytu albo innego tytułu.

Pracodawca nie powinien więc ograniczać się do pytania: „czy kandydat jest z Ukrainy?”. Właściwe pytanie brzmi: „na jakiej podstawie ta osoba przebywa w Polsce i czy ta podstawa pozwala na pracę w wybranym trybie?”.

PESEL UKR i ochrona czasowa

W przypadku osób, które przybyły do Polski z Ukrainy w związku z działaniami wojennymi, szczególne znaczenie ma ochrona czasowa oraz numer PESEL ze statusem UKR.

Osoby objęte ochroną czasową mogą pracować w Polsce bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę, pod warunkiem że pracodawca złoży odpowiednie powiadomienie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Obecnie pobyt osób objętych ochroną czasową jest uznawany za legalny do 4 marca 2027 roku, a powiadomienie należy złożyć w ciągu 7 dni od podjęcia pracy przez cudzoziemca.

Warto jednak pamiętać, że status UKR nie jest czymś, co można traktować „na oko”. Należy go zweryfikować i upewnić się, że dana osoba nadal go posiada. Utrata statusu, brak wymaganej aktualizacji danych lub dłuższy wyjazd z Polski mogą mieć wpływ na legalność pobytu, a w konsekwencji również na możliwość pracy. Przykładowo, osoby, które uzyskały PESEL UKR bez okazania dokumentu tożsamości ze zdjęciem, muszą zaktualizować dane do 31 sierpnia 2026 roku, a brak aktualizacji może skutkować utratą ochrony czasowej od 1 września 2026 roku.

Powiadomienie do urzędu pracy – formalność, której nie wolno lekceważyć

W przypadku zatrudnienia obywatela Ukrainy na podstawie uproszczonej procedury pracodawca składa powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do właściwego powiatowego urzędu pracy. Robi się to elektronicznie przez praca.gov.pl.

Termin jest krótki: 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy.

To nie jest dokument „na wszelki wypadek” ani luźna informacja dla urzędu. W powiadomieniu wskazuje się konkretne warunki zatrudnienia, takie jak rodzaj umowy, stanowisko, wymiar czasu pracy, liczba godzin czy wynagrodzenie. Te dane mają znaczenie, bo cudzoziemiec powinien pracować zgodnie z warunkami zgłoszonymi w powiadomieniu.

Jeżeli później zmienia się stanowisko, rodzaj pracy, wymiar czasu pracy, liczba godzin, rodzaj umowy albo wynagrodzenie – co do zasady konieczne może być złożenie nowego powiadomienia. Urząd Pracy wskazuje również, że powiadomienia nie można po prostu anulować ani poprawić, dlatego tym bardziej warto wypełniać je uważnie.

A co z osobami bez PESEL UKR?

Nie każdy obywatel Ukrainy przebywający legalnie w Polsce posiada status PESEL UKR. Część osób ma inne podstawy pobytu, na przykład wizę, kartę pobytu albo korzysta z ruchu bezwizowego.

W takich przypadkach nadal możliwe jest zatrudnienie, ale trzeba prawidłowo ustalić podstawę legalnej pracy. Zgodnie z informacjami urzędów pracy obywatele Ukrainy bez statusu PESEL UKR, którzy przebywają legalnie w Polsce, mogą korzystać z dotychczasowych zasad w okresie przejściowym – do 4 marca 2029 roku. Po tym terminie konieczne będzie posiadanie innego tytułu uprawniającego do pracy, np. odpowiedniego zezwolenia pobytowego z prawem do pracy albo oświadczenia o powierzeniu pracy.

To oznacza, że przy każdej osobie trzeba oceniać sytuację indywidualnie. Ten sam paszport ukraiński nie oznacza jeszcze tego samego trybu zatrudnienia.

Umowa, język i obowiązki wobec ZUS

Sama legalizacja pracy to nie wszystko. Po stronie pracodawcy pozostają także standardowe obowiązki związane z zatrudnieniem.

Umowa powinna zostać zawarta w formie zrozumiałej dla cudzoziemca. Jeśli pracownik nie zna języka polskiego, dobrą praktyką i bezpiecznym rozwiązaniem jest przedstawienie treści umowy w języku, który rozumie. Warunki umowy powinny być spójne z tym, co zostało wskazane w powiadomieniu.

Pracodawca ma także obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeniowego. Trzeba również pamiętać o minimalnych warunkach zatrudnienia. Od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł brutto miesięcznie, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł brutto.

W praktyce oznacza to, że wynagrodzenie wskazane w umowie i powiadomieniu nie może być niższe niż obowiązujące minimum.

Rezydencja podatkowa – temat, którego nie warto pomijać

Zatrudnienie obywatela Ukrainy wiąże się również z kwestiami podatkowymi. Pracodawca powinien ustalić, czy dana osoba jest polskim rezydentem podatkowym, czy nie.

Znaczenie ma między innymi to, czy cudzoziemiec posiada w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych albo przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. Od tego zależy sposób rozliczania zaliczek na podatek i późniejsze obowiązki podatkowe.

W przypadku obywateli Ukrainy możliwe jest również oparcie się na odpowiednim oświadczeniu dotyczącym centrum interesów życiowych. Nie jest to jednak dokument, który należy traktować automatycznie. Powinien być spójny z rzeczywistą sytuacją danej osoby.

Najczęstszy błąd pracodawców

Najczęstszy błąd polega na założeniu, że skoro zatrudnianie obywateli Ukrainy było przez długi czas uproszczone, to nadal wystarczy „tylko zgłosić pracę”.

Dziś to za mało.

Pracodawca powinien najpierw ustalić podstawę pobytu, sprawdzić status PESEL UKR lub inny dokument pobytowy, dopiero później wybrać właściwy tryb legalizacji pracy i zadbać o zgodność dokumentów z realnymi warunkami zatrudnienia.

W wielu przypadkach problemem nie jest brak możliwości zatrudnienia, ale błędne przygotowanie procedury.

Jak działać bezpiecznie?

Najbezpieczniejszy schemat wygląda następująco: najpierw weryfikacja legalności pobytu, następnie ustalenie podstawy dopuszczenia do pracy, później zawarcie właściwej umowy, złożenie powiadomienia w terminie, zgłoszenie do ZUS i bieżące pilnowanie, czy warunki pracy nie odbiegają od tego, co zostało zgłoszone.

To może brzmieć formalnie, ale w praktyce chodzi o prostą zasadę: dokumenty muszą odpowiadać rzeczywistości.

Jeżeli pracownik wykonuje inną pracę, na innym stanowisku, w innym wymiarze albo za inne wynagrodzenie niż wskazano w powiadomieniu, ryzyko po stronie pracodawcy rośnie.

Podsumowanie

Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce nadal jest możliwe i w wielu przypadkach nadal prostsze niż standardowe procedury dotyczące cudzoziemców. Nie oznacza to jednak, że można działać automatycznie.

Od 2026 roku większe znaczenie mają szczegóły: podstawa pobytu, status PESEL UKR, terminowe powiadomienie, zgodność umowy z powiadomieniem, zgłoszenie do ZUS i prawidłowe ustalenie kwestii podatkowych.

Dla przedsiębiorcy najważniejsze jest jedno: zanim dopuści cudzoziemca do pracy, powinien wiedzieć, w jakim trybie to robi i na jakich dokumentach się opiera.

Bo przy zatrudnianiu cudzoziemców bezpieczeństwo nie zaczyna się w dniu kontroli. Zaczyna się w dniu weryfikacji dokumentów.